Σύγκρουση και Συναίνεση

ένα εγχειρίδιο για τη λήψη αποφάσεων με τη διαδικασία της Επίσημης Συναίνεσης

C.T. Butler και Amy Rothstein

Εάν πόλεμος είναι το βίαιο αποτέλεσμα της σύγκρουσης,
τότε ειρήνη δεν είναι η απουσία σύγκρουσης,
αλλά μάλλον, η δυνατότητα να επιλυθεί η σύγκρουση
χωρίς βία.
C.T. Butler


Η συναίνεση, ως διαδικασία λήψης αποφάσεων, αναπτύσσεται εδώ και αιώνες. Πολλοί άνθρωποι, σε διαφόρων ειδών κοινότητες, έχουν συμβάλει σε αυτήν την ανάπτυξη. Από αυτούς έχουμε δανειστεί και προσαρμόσει ελεύθερα τις ιδέες της Επίσημης Συναίνεσης.


Τίτλος Πρωτότυπου : "On Conflict And Consensus"
Πρώτη έκδοση : 1987
Έκτη (παρούσα) έκδοση : 1991

Ημερομηνία πρώτης έκδοσης στα ελληνικά : Ιανουάριος 2006
Μετάφραση - επιμέλεια - έκδοση : Εκδοτική και συντακτική ομάδα της συλλογικότητας "Κίνηση για τη δημιουργία Οικοκοινότητας".

Περιεχόμενα
Πρόλογος
1 Τα πλεονεκτήματα της Επίσημης Συναίνεσης
Δυναμική ομάδας
Χαρακτηριστικά της Επίσημης Συναίνεσης
2 Σχετικά με τη λήψη αποφάσεων
Η δομή της Επίσημης Συναίνεσης
Η ροή της Επίσημης Συναίνεσης
Οι κανόνες της Επίσημης Συναίνεσης
3 Σύγκρουση και συναίνεση
Το θεμέλιο επάνω στο οποίο χτίζεται η συναίνεση
Εμπόδια στη συναίνεση
Οι βαθμοί της σύγκρουσης
4 Η τέχνη της αξιολόγησης
Σκοπός της αξιολόγησης
Χρήσεις της αξιολόγησης
Τύποι ερωτήσεων αξιολόγησης
Δείγμα ερωτήσεων σε μια αξιολόγηση
5 Ρόλοι
Σχεδιαστές της ημερήσιας διάταξης
Βοηθός
Ειρηνοποιός
Συνήγορος
Χρονομέτρης
Δημόσιος γραφέας
Πρακτικογράφος
Θυρωρός
6 Τεχνικές
Τεχνικές διευκόλυνσης
Τεχνικές ομαδικής συζήτησης

Γλωσσάριο

Πρόλογος της έκτης έκδοσης.

Αντί προλόγου

Η συναίνεση, στην μοντέρνα έκδοσή της, πρωτοεμφανίστηκε μέσα στις πολιτικές και κοινωνικές ομάδες των Η.Π.Α. την δεκαετία του 1970. Πολλά άλλαξαν από τότε. Η διαδικασία της συναίνεσης άλλαξε και εξελίχθηκε από την άτυπη και σχεδόν πρωτόγονη μορφή που είχε στην αρχή, επηρεασμένη από συγκεκριμένες φυλές Ινδιάνων και κάποιες πολιτικοθρησκευτικές ομάδες του παρελθόντος.
Στο βιβλίο αυτό περιγράφεται μία εξελεγμένη μέθοδος λήψης αποφάσεων με συναίνεση, την οποία οι συγγραφείς και δημιουργοί της αποκαλούν «Επίσημη Συναίνεση». Παράλληλα περιέχει αρκετά θεωρητικά στοιχεία και τεχνικές που αφορούν συνολικά τη διαδικασία της συναίνεσης. Αποτελεί ένα γερό θεμέλιο για όποιον θέλει να ασχοληθεί με τη συναινετική διαδικασία, πρακτικά. Τελικά αυτός είναι και ο σημαντικότερος λόγος που επιλέξαμε να μεταφράσουμε το συγκεκριμένο κείμενο.
Η μέθοδος της «Επίσημης Συναίνεσης» είναι στην ουσία μια προτεινόμενη δομή συναινετικής διαδικασίας, η οποία όμως είναι ανοικτή σε κάθε είδους αλλαγές. Αυτό το χαρακτηριστικό της, η ιδιότητα που έχει δηλαδή η ίδια η δομή να μπορεί εύκολα να αλλάζει, (και μάλιστα αυτό ενθαρρύνεται πολλές φορές μέσα στο κείμενο, από τους ίδιους τους συγγραφείς) είναι κάτι που βρίσκουμε ιδιαίτερα σημαντικό.
Πιστεύουμε ότι διαβάζοντας το κείμενο αυτό, κάθε ομάδα που χρησιμοποιεί τη συναίνεση ως μέθοδο λήψης αποφάσεων, ανεξάρτητα της ιδιαίτερης δομής που μπορεί να ακολουθεί, θα ανακαλύψει ή θα οδηγηθεί σε κάτι καινούργιο που μπορεί να κάνει τον συλλογικό μας αγώνα, για ισονομία στον τρόπο λήψης αποφάσεων, ισχυρότερο.
Το πρωτότυπο κείμενο στα αγγλικά βρίσκεται πλέον δωρεάν, σε ηλεκτρονική μορφή, στο Internet. Το παρόν βιβλιαράκι δίνεται σε τιμή κόστους και όποιος επιθυμεί μπορεί να προσφέρει εθελοντικά κάτι παραπάνω για την ενίσχυση της συντακτικής και εκδοτικής ομάδας.
Για την πρώτη έκδοση, από την συντακτική ομάδα :
Έλσα και Γρηγόρης.

1. Τα πλεονεκτήματα της επίσημης συναίνεσης

Υπάρχουν πολλοί τρόποι να ληφθεί μια απόφαση. Μερικές φορές, ο πιο αποδοτικός τρόπος είναι το να αφήσουμε να τις λάβει ο διευθυντής (ή ο δικτάτορας). Εντούτοις, δεν είναι η αποδοτικότητα το μόνο κριτήριο. Όταν κάποιος επιλέγει μια μέθοδο λήψης αποφάσεων, πρέπει να υποβληθεί σε δύο ερωτήσεις. Είναι μια δίκαιη διαδικασία; Προάγει καλές λύσεις;
Για να κρίνετε τη διαδικασία, αναρωτηθείτε τα εξής: Ρέει η συζήτηση ομαλά; Παραμένει η συζήτηση εντός θέματος; Μήπως χρειάζεται πολύς χρόνος για να ληφθεί κάθε απόφαση; Μήπως καθορίζεται από μια ηγεσία η έκβαση της συζήτησης; Μήπως αγνοούνται κάποιοι άνθρωποι;
Για να κρίνετε την ποιότητα του τελικού αποτελέσματος, της απόφασης, αναρωτηθείτε: Είναι οι άνθρωποι που λαμβάνουν την απόφαση και όλοι όσοι επηρεάζονται από αυτήν ικανοποιημένοι με το αποτέλεσμα; Σε ποιο βαθμό επιτυγχάνεται η πρόθεση της αρχικής πρότασης; Βγαίνουν στην επιφάνεια τα υποβόσκοντα ζητήματα; Γίνεται κατάλληλη χρήση των πόρων; Η ομάδα θα λάμβανε ξανά την ίδια απόφαση;
Η μοναρχία μπορεί να λειτουργήσει, αλλά η ιδέα ενός γενναιόδωρου δικτάτορα είναι απλά ένα όνειρο. Πιστεύουμε ότι είναι καλύτερο να συμπεριλαμβάνεται στη διαδικασία λήψης αποφάσεων κάθε πρόσωπο που επηρεάζεται από μια απόφαση. Αυτό ισχύει για διάφορους λόγους. Αρχικά, η απόφαση απεικονίζει τη θέληση ολόκληρης της ομάδας, όχι μόνο της ηγεσίας. Έπειτα οι άνθρωποι που πραγματοποιούν την απόφαση θα νιώθουν περισσότερη ικανοποίηση κατά την εκτέλεση της εργασία τους. Και τέλος, όπως λέει και η παροιμία, δύο κεφάλια είναι καλύτερα από ένα.
Σε αυτό το βιβλίο παρουσιάζεται ένα συγκεκριμένο μοντέλο λήψης αποφάσεων που ονομάζουμε Επίσημη Συναίνεση. Η Επίσημη Συναίνεση έχει μια σαφώς καθορισμένη δομή. Απαιτεί δέσμευση για ενεργή συνεργασία, πειθαρχημένη ομιλία και ακοή, καθώς και σεβασμό προς τη συμβολή κάθε μέλους. Επιπλέον, κάθε πρόσωπο έχει ευθύνη να συμμετέχει ενεργά, ως δημιουργικό άτομο, μέσα στη δομή του μοντέλου της Επίσημης Συναίνεσης.
Η αποφυγή, η άρνηση και η καταστολή της σύγκρουσης είναι συχνές κατά τη διάρκεια των συνελεύσεων. Επομένως, η χρησιμοποίηση της Επίσημης Συναίνεσης μπορεί να μην είναι εύκολη στην αρχή. Σύγκρουση που εκκρεμεί από προηγούμενες εμπειρίες θα μπορούσε να εμφανιστεί απότομα και να καταστήσει τη διαδικασία δύσκολη, έως και αδύνατη. Η εξάσκηση και η συνέπεια, εντούτοις, θα διευκολύνουν τη διαδικασία. Τα οφέλη της συμμετοχής και της συνεργασίας αξίζουν την προσπάθεια που μπορεί αρχικά να χρειαστεί από όλους προκειμένου να εξασφαλιστεί το ότι όλες οι φωνές ακούγονται.
Ακούγεται συχνά ότι η συναίνεση είναι διαδικασία χρονοβόρα και δύσκολη. Αυτό δεν ισχύει, όμως, μονάχα για τη συναίνεση. Η λήψη σύνθετων και δύσκολων αποφάσεων είναι χρονοβόρα, όποια και να είναι η διαδικασία. Πολλές διαφορετικές μέθοδοι μπορούν να είναι αποδοτικές, εάν όλοι οι συμμετέχοντες κατανοούν από κοινού τους κανόνες του παιχνιδιού. Όπως κάθε διαδικασία, η Επίσημη Συναίνεση μπορεί να είναι ανεπαρκής εάν μια ομάδα δεν συμφωνήσει από πριν να την εφαρμόσει με μια συγκεκριμένη δομή.
Οι μέθοδοι λήψης αποφάσεων μπορούν να εννοηθούν ως μια συνέχεια (γραμμή) όπου στην μία άκρη βρίσκεται η μοναρχία και στην άλλη άκρη η κατάσταση που όλοι μοιράζονται τη δύναμη και την ευθύνη.
Το επίπεδο συμμετοχής στη διαδικασία λήψης αποφάσεων αυξάνεται κατά μήκος αυτής της γραμμής. Οι ολιγαρχίες και οι μοναρχίες δεν προσφέρουν δυνατότητα συμμετοχής σε πολλούς από εκείνους που επηρεάζονται άμεσα. Οι αντιπροσωπευτικές -με πλειοψηφική διακυβέρνηση- και οι συναινετικές δημοκρατίες αναμιγνύουν τον καθένα, σε διαφορετικούς βαθμούς.

1. Δυναμική ομάδας

Μια ομάδα, εξ ορισμού, είναι διάφορα άτομα που έχουν κάποια ενοποιητική σχέση. Η δυναμική της ομάδας που δημιουργεί η συναινετική διαδικασία είναι εντελώς διαφορετική από αυτήν που δημιουργεί η κοινοβουλευτική διαδικασία. Είναι βασισμένη σε διαφορετικές αξίες και χρησιμοποιεί μια διαφορετική γλώσσα, μια διαφορετική δομή, και πολλές διαφορετικές τεχνικές, αν και μερικές τεχνικές είναι παρόμοιες. Θα ήταν χρήσιμο να εξηγηθούν μερικές ευρείες έννοιες για τη δυναμική της ομάδας και τη συναίνεση.

1.1 Σύγκρουση

Καθώς η λήψη αποφάσεων σχετίζεται τόσο με τη σύγκρουση όσο και με τη συμφωνία, η Επίσημη Συναίνεση λειτουργεί καλύτερα σε μια ατμόσφαιρα στην οποία η σύγκρουση ενθαρρύνεται και υποστηρίζεται. Παράλληλα επιλύεται συμμετοχικά με σεβασμό, μη-βία, και δημιουργικότητα. Η σύγκρουση είναι επιθυμητή. Δεν είναι κάτι που αποφεύγεται, απομακρύνεται, απωθείται ή απαγορεύεται.

1.2 Πλειοψηφική διακυβέρνηση και ανταγωνισμός

Μιλώντας γενικά, όταν μια ομάδα ψηφίζει χρησιμοποιώντας την αρχή της πλειοψηφίας ή την κοινοβουλευτική διαδικασία, δημιουργείται μία ανταγωνιστική δυναμική μέσα στην ομάδα. Αυτό συμβαίνει επειδή καλείται να επιλέξει μεταξύ δύο (ή περισσότερων) δυνατοτήτων. Σε μια τέτοια ομάδα είναι εξίσου αποδεκτό το να επιτεθείς και να μειώσεις την άποψη του άλλου όσο το να προωθήσεις και να επικυρώσεις τις ιδέες σου. Συχνά, γίνεται μια ψηφοφορία χωρίς μια πλευρά να έχει εξηγήσει την άποψή της, αλλά έχοντας ξοδέψει όλο το χρόνο της επιτιθέμενη στην αντίπαλη άποψη.

1.3 Συναίνεση και συνεργασία

Η διαδικασία συναίνεσης, από την άλλη, δημιουργεί μια συνεταιριστική δυναμική. Μόνο μία πρόταση εξετάζεται κάθε φορά. Όλη η ομάδα εργάζεται από κοινού για να λάβει την καλύτερη δυνατή απόφαση. Οποιεσδήποτε ανησυχίες αναφέρονται και επιλύονται, μερικές φορές μία προς μία, έως ότου ακουστούν όλες οι φωνές. Δεδομένου ότι οι προτάσεις δεν είναι πλέον ιδιοκτησία του παρουσιαστή τους, η λύση που μπορεί να βρεθεί προέρχεται από τη συνεργασία.

1.4 Προτάσεις

Στη διαδικασία της συναίνεσης, εξετάζονται μόνο οι προτάσεις που σκοπεύουν να επιτύχουν τον κοινό σκοπό. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης μιας πρότασης, ο καθένας εργάζεται για να βελτιώσει την πρόταση ώστε να την μετατρέψει στην καλύτερη απόφαση για την ομάδα. Όλες οι προτάσεις εγκρίνονται εκτός αν η ομάδα αποφασίσει ότι είναι αντίθετες προς τα συμφέροντά της.

2. Χαρακτηριστικά της Επίσημης Συναίνεσης

Προτού μια ομάδα αποφασίσει να χρησιμοποιήσει την Επίσημη Συναίνεση, πρέπει με ειλικρίνεια να αξιολογήσει τη δυνατότητά της να ακολουθεί τις αρχές που περιγράφονται στο κεφάλαιο τρία. Εάν οι αρχές που περιγράφονται σε αυτό το βιβλίο δεν υπάρχουν ως αρχές της ομάδας ή εάν η ομάδα δεν είναι πρόθυμη να εργαστεί για να τις δημιουργήσει, η Επίσημη Συναίνεση δεν θα είναι δυνατή. Οποιαδήποτε ομάδα θέλει να υιοθετήσει την Επίσημη Συναίνεση, θα πρέπει να δώσει ιδιαίτερη προσοχή στις βασικές αρχές που την πλαισιώνουν και βοηθούν τη διαδικασία να λειτουργεί ομαλά. Αυτό δεν σημαίνει ότι καθεμία από τις αρχές που περιγράφονται εδώ πρέπει να υιοθετηθεί από κάθε ομάδα, ή ότι μια ομάδα δεν μπορεί να προσθέσει τις δικές της αρχές σε σχέση με τους συγκεκριμένους στόχους της. Σημαίνει ότι κάθε ομάδα πρέπει έχει καταλήξει με σαφήνεια στις βασικές της αρχές και στους κοινούς της σκοπούς προτού προσπαθήσει να εφαρμόσει την διαδικασία λήψης αποφάσεων της Επίσημης Συναίνεσης.

2.1 Η Επίσημη Συναίνεση είναι η λιγότερο βίαιη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Η παραδοσιακή πολιτική θεωρία της μη-βίας υποστηρίζει ότι η χρήση της δύναμης (σ.τ.μ: που κατέχεις ανάλογα με την ιδιαίτερη δυναμική της ομάδας) σε μια συνέλευση ώστε να κυριαρχείς σε αυτήν είναι πράξη βίαιη και ανεπιθύμητη. Η πολιτική της μη-βίας προϋποθέτει ότι οι άνθρωποι χρησιμοποιούν την πειθώ τους χωρίς εξαπάτηση, εξαναγκασμό ή κακοβουλία, χρησιμοποιώντας αλήθεια, δημιουργικότητα, λογική, σεβασμό, και αγάπη. Η διαδικασία λήψης αποφάσεων με την αρχή της πλειοψηφίας, καθώς και η κοινοβουλευτική διαδικασία, δέχονται, και ενθαρρύνουν ακόμη, τη χρήση της δύναμης του να εξουσιάζεις τους άλλους. Στόχος, μέσα σε αυτές τις διαδικασίες, είναι η νίκη μίας επιλογής μετά από ψηφοφορία. Συχνά δεν εξετάζεται κάποια άλλη επιλογή, ακόμα και αν αυτή είναι προς το συμφέρον ολόκληρης της ομάδας. Η θέληση της πλειοψηφίας εκτοπίζει τις ανησυχίες και τις επιθυμίες της μειοψηφίας. Αυτό εμπεριέχει βία. Με τη Συναίνεση λαμβάνονται υπόψη όλες οι ανησυχίες και επιλύονται πριν ληφθεί οποιαδήποτε απόφαση. Επιπλέον, με αυτή τη διαδικασία ενθαρρύνεται η δυνατότητα του καθένα να γίνεται σεβαστός και εκτιμώνται όλες οι συνεισφορές.

2.2 Η Επίσημη Συναίνεση είναι η πιο δημοκρατική διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Ομάδες που επιθυμούν να συμπεριλάβουν όσο το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους είναι αναγκασμένες να χρησιμοποιήσουν μια διαδικασία που τους συμπεριλαμβάνει όλους. Για να επιτευχθεί αυτό είναι σημαντικό η διαδικασία να ενθαρρύνει τη συμμετοχή, να επιτρέπει την ίση πρόσβαση στη δύναμη, να αναπτύσσει τη συνεργασία, να προωθεί την ενδυνάμωση, και να δημιουργεί μια αίσθηση ατομικής ευθύνης για τις ενέργειες της ομάδας. Όλα αυτά είναι οι ακρογωνιαίοι λίθοι της Επίσημης Συναίνεσης. Ο στόχος της συναίνεσης δεν είναι η υιοθέτηση διάφορων ή πολλών επιλογών, αλλά η ανάπτυξη μίας απόφασης που είναι η καλύτερη για ολόκληρη την ομάδα. Είναι σύνθεση και εξέλιξη, όχι φθορά και ανταγωνισμός.

2.3 Η Επίσημη Συναίνεση είναι βασισμένη στις αρχές της ομάδας.

Κάθε άτομο πρέπει να δώσει την συγκατάθεσή του σε μια απόφαση προτού αυτή υιοθετηθεί. Εντούτοις δεν μπορεί ένα άτομο να αποτρέψει χωρίς εξηγήσεις την υιοθέτηση μιας πρότασης. Κάθε αντίρρηση ή ανησυχία πρέπει πρώτα να παρουσιαστεί ενώπιον της ομάδας και είτε να επιλυθεί είτε να επικυρωθεί. Έγκυρη αντίρρηση είναι αυτή που συμφωνεί με όλες τις προηγούμενες αποφάσεις της ομάδας και βασίζεται στις βασικές αρχές της ομάδας. Μια αντίρρηση δεν πρέπει μόνο να εκφράζει τις ανησυχίες του ατόμου, αλλά να εκφράζει επίσης το συμφέρον της ομάδας συνολικά. Εάν μια αντίρρηση δεν είναι βασισμένη στις βασικές αρχές ή βρίσκεται σε αντίφαση με μια προγενέστερη απόφαση, δεν ισχύει για την ομάδα και επομένως είναι άκυρη.

2.4 Η Επίσημη Συναίνεση είναι επιθυμητή στις μεγαλύτερες ομάδες.

Εάν η δομή της διαδικασίας δεν έχει οριστεί με σαφήνεια, ίσως είναι δύσκολο να παρθούν αποφάσεις. Θα γίνεται όλο και δυσκολότερο όσο μεγαλώνει η ομάδα. Η Επίσημη Συναίνεση σχεδιάστηκε για μεγάλες ομάδες. Είναι ένα ιδιαίτερα δομημένο μοντέλο. Έχει οδηγίες και φόρμες για τη διαχείριση συνεδριάσεων, διευκόλυνση των συζητήσεων, επίλυση της σύγκρουσης και επίτευξη της λήψης αποφάσεων. Οι μικρότερες ομάδες μπορεί να χρειαστούν λιγότερο προκαθορισμένη δομή, αλλά μπορούν να επιλέξουν κάποιες από τις πολλές τεχνικές και τους ρόλους που προτείνονται σε αυτό το βιβλίο.

2.5 Η Επίσημη Συναίνεση λειτουργεί καλύτερα όταν συμμετέχουν περισσότεροι άνθρωποι.

Η συναίνεση είναι κάτι περισσότερο από το άθροισμα των ιδεών των ατόμων της ομάδας. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης οι ιδέες χτίζονται η μια πάνω στην άλλη, παράγοντας νέες ιδέες, έως ότου προκύψει η καλύτερη απόφαση. Αυτή η δυναμική ονομάζεται δημιουργική αλληλεπίδραση των ιδεών. Η δημιουργικότητα παίζει σημαντικό ρόλο, δεδομένου ότι ο καθένας προσπαθεί να ανακαλύψει αυτό που είναι καλύτερο για την ομάδα. Όσοι περισσότεροι άνθρωποι συμμετέχουν σε αυτήν την συνεταιριστική διαδικασία, τόσο περισσότερες ιδέες και δυνατότητες παράγονται. Η συναίνεση λειτουργεί καλύτερα με την συμμετοχή όλων. (Αυτό προϋποθέτει, φυσικά, ότι ο καθένας στην ομάδα εκπαιδεύεται στην επίσημη συναίνεση και την χρησιμοποιεί ενεργά.)

2.6 Η Επίσημη Συναίνεση δεν είναι εξ'ορισμού χρονοβόρα.

Οι αποφάσεις δεν θέτουν οι ίδιες ένα τέλος. Η λήψη αποφάσεων είναι μια διαδικασία που αρχίζει με μια ιδέα και τελειώνει με την εφαρμογή της απόφασης στην πράξη. Ενώ σε μια αυταρχική διαδικασία οι αποφάσεις, ίσως, να λαμβάνονται πιο γρήγορα, η εφαρμογή τους χρειάζεται πολύ χρόνο. Όταν ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα ανθρώπων λαμβάνει μια απόφαση που αφορά μια μεγαλύτερη ομάδα, η απόφαση όχι μόνο πρέπει να διαβιβαστεί στους άλλους, αλλά πρέπει επίσης να γίνει αποδεκτή. Διαφορετικά, η εφαρμογή της προϋποθέτει τον εξαναγκασμό. Αυτό θα πάρει βεβαίως χρόνο, ίσως ένα σημαντικό χρονικό διάστημα. Αντίθετα, αν όλοι συμμετέχουν στη λήψη αποφάσεων, η απόφαση δεν χρειάζεται να ανακοινωθεί και η εφαρμογή της δεν προϋποθέτει εξαναγκασμό. Η απόφαση μπορεί να χρειαστεί περισσότερο χρόνο για να ληφθεί, αλλά μόλις αυτό συμβεί, η εφαρμογή της θα είναι άμεση. Το χρονικό διάστημα που μια απόφαση χρειάζεται για να ληφθεί δεν σχετίζεται με τη διαδικασία που χρησιμοποιείται, αλλά με τη πολυπλοκότητα της ίδιας της πρότασης. Μια εύκολη απόφαση χρειάζεται λιγότερο χρόνο από μια δυσκολότερη, πιο σύνθετη απόφαση, ανεξάρτητα από τη διαδικασία που χρησιμοποιείται ή τον αριθμό αυτών που παρευρίσκονται στη συζήτηση. Φυσικά, η επίσημη συναίνεση λειτουργεί καλύτερα και βελτιώνεται, όπως και οποιαδήποτε άλλη διαδικασία, όταν υπάρχει πολύ υπομονή.

2.7 Η Επίσημη Συναίνεση δεν μπορεί να αναστατωθεί "κρυφά".

Αυτό μπορεί να μην είναι πρόβλημα για μερικές ομάδες, αλλά πολλοί άνθρωποι γνωρίζουν ότι το κράτος παρακολουθεί ενεργά, διεισδύει και αναστατώνει τις μη-βίαιες πολιτικές και πνευματικές ομάδες. Για να αντιδράσει στην αντιδημοκρατική τακτική του κράτους, μια ομάδα θα πρέπει να αναπτύξει και να ενθαρρύνει μια διαδικασία λήψης αποφάσεων που δεν θα μπορεί να ελεγχθεί ή να διαστρεβλωθεί από κάποιον που κρύβεται μέσα στην ομάδα. Η Επίσημη Συναίνεση, εάν ασκηθεί όπως περιγράφεται σε αυτό το βιβλίο, είναι ακριβώς μια τέτοια διαδικασία. Δεδομένου ότι για να λειτουργήσει χρειάζεται συνεργασία και καλή θέληση, είναι πάντα αποδεκτό να ζητήσει κάποιος μια εξήγηση για το πώς και το γιατί οι ενέργειες κάποιου άλλου είναι προς το συμφέρον της ομάδας. Η αποδιοργανωτική και διασπαστική συμπεριφορά δεν πρέπει να γίνεται ανεχτή. Ενώ είναι αλήθεια ότι αυτή η διαδικασία δεν μπορεί να αποτρέψει ανοιχτά την αποδιοργανωτική συμπεριφορά, ωστόσο σκοπός της είναι να αποτρέψει τη συγκαλυμμένη διάσπαση, την κρυμμένη ημερήσια διάταξη και τον κακόβουλο χειρισμό της διαδικασίας. Οποιαδήποτε ομάδα θεωρεί τη διείσδυση του κράτους ως πιθανή απειλή, οφείλει να εξετάσει τη διαδικασία που περιγράφεται σε αυτό το βιβλίο, εάν επιθυμεί να παραμείνει ανοικτή, δημοκρατική, και παραγωγική.

2. Σχετικά με τη λήψη αποφάσεων

Οι αποφάσεις υιοθετούνται όταν συγκατατίθενται όλοι οι συμμετέχοντες με το αποτέλεσμα της συζήτησης για την αρχική πρόταση. Οι άνθρωποι που δεν συμφωνούν με μια πρόταση οφείλουν να εκφράσουν τις ανησυχίες τους. Δεν λαμβάνεται καμία απόφαση έως ότου υπάρξει επίλυση κάθε ανησυχίας. Όταν κάποιες ανησυχίες παραμένουν μετά τη συζήτηση, κάποια άτομα μπορούν να συμφωνήσουν ότι διαφωνούν. Αναγνωρίζεται ότι αυτά τα άτομα έχουν εκκρεμείς ανησυχίες, αλλά δίνουν τη συγκατάθεσή τους στην πρόταση και επιτρέπουν να υιοθετηθεί. Επομένως, επίτευξη της συναίνεσης δεν σημαίνει ότι ο καθένας πρέπει απαραίτητα να βρίσκεται σε πλήρη συμφωνία (σ.τ.μ. δηλαδή ομοφωνία), κατάσταση ιδιαίτερα απίθανη σε μια ομάδα ευφυών, δημιουργικών ατόμων.
Η συναίνεση γίνεται δημοφιλής ως μία δημοκρατική μορφή λήψης αποφάσεων. Είναι μια διαδικασία που απαιτεί την εκτίμηση κάθε συνεισφοράς και ενθαρρύνει τη συμμετοχή. Υπάρχουν, εντούτοις, λίγες οργανώσεις που χρησιμοποιούν ένα μοντέλο συναίνεσης συγκεκριμένο, συνεπές, και αποδοτικό. Συχνά, η διαδικασία συναίνεσης είναι άτυπη, ασαφής, και πολύ ασυνεπής. Αυτό συμβαίνει όταν η διαδικασία συναίνεσης δεν είναι βασισμένη σε μια στέρεη βάση και η δομή της είναι άγνωστη ή ανύπαρκτη. Για να αναπτύξει μια οργάνωση έναν πιο επίσημο τύπο διαδικασίας συναίνεσης, πρέπει να καθορίσει τις βασικές της αρχές που διαμορφώνουν τη βάση της ομάδας και να επιλέξει σκόπιμα τη δομή της συζήτησης πάνω στην οποία θα χτίζεται η διαδικασία.
Αυτό το βιβλίο περιέχει τα οικοδομικά υλικά για μια τέτοια διεργασία. Καταρχήν περιλαμβάνει περιγραφή των αρχών από τις οποίες δημιουργούνται τα θεμέλια. Έπειτα περιέχει το διάγραμμα της ροής και των επιπέδων δομής, που είναι το πλαίσιο για τη διαδικασία. Τέλος αναφέρει όλα τα άλλα υλικά που απαιτούνται για το σχεδιασμό ποικίλων διαδικασιών, τα οποία μπορούν να προσαρμοστούν ώστε να καλύπτουν τις ανάγκες κάθε ομάδας.

1. Η δομή της Επίσημης Συναίνεσης

Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν τακτικά ποικίλες τεχνικές συζήτησης τις οποίες μαθαίνουν από τους επαγγελματίες στον τομέα της επίλυσης συγκρούσεων. Αν και αυτό το βιβλίο περιλαμβάνει διάφορες τεχνικές, στην ουσία αναφέρεται σε μια δομή που ονομάζεται «Επίσημη Συναίνεση». Αυτή η δομή διαχωρίζει το προσδιορισμό των ανησυχιών από την επίλυση των ανησυχιών. Ίσως, εάν κανείς στην ομάδα σας δεν έχει πρόβλημα να πει ό,τι σκέφτεται, δεν θα χρειαστείτε αυτήν την δομή. Αυτή η δομή προσφέρει ευκαιρίες ώστε να συμμετέχουν κι εκείνοι που δεν αισθάνονται αρκετά δυνατοί.
Η Επίσημη Συναίνεση παρουσιάζεται σε επίπεδα ή αλλιώς κύκλους. Στο πρώτο επίπεδο, σκοπός είναι να επιτραπεί σε όλους να εκφράσουν την προοπτική τους, συμπεριλαμβανομένων των ανησυχιών, αλλά ο χρόνος της ομάδας δεν ξοδεύεται στην επίλυση των προβλημάτων. Στο δεύτερο επίπεδο η ομάδα στρέφει την προσοχή της στον προσδιορισμό των ανησυχιών, χωρίς ακόμα να τις επιλύει. Αυτό απαιτεί πειθαρχία. Αντιδραστικά σχόλια, ακόμη και αν είναι αστεία, και αντιδραστικές αναλύσεις, ακόμη και αν είναι σωστές, μπορούν να καταστείλουν τις δημιουργικές ιδέες των άλλων. Μονάχα στο τρίτο επίπεδο επιτρέπει η δομή την διαδικασία εξεύρεσης λύσεων.
Κάθε επίπεδο έχει διαφορετικό φάσμα και διαφορετική εστίαση. Στο πρώτο επίπεδο, το φάσμα είναι ευρύ, επιτρέποντας να εξεταστούν οι φιλοσοφικές και πολιτικές επιπτώσεις, επίσης τα γενικά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα καθώς και άλλες τέτοιου τύπου πληροφορίες. Η μόνη εστίαση είναι στην πρόταση συνολικά. Μερικές αποφάσεις μπορούν να ληφθούν μετά από τη συζήτηση στο πρώτο επίπεδο. Στο δεύτερο επίπεδο, το φάσμα συζήτησης περιορίζεται στις ανησυχίες. Προσδιορίζονται και απαριθμούνται δημόσια, γεγονός που επιτρέπει στον καθένα να έχει μια γενική εικόνα των ανησυχιών. Η προσοχή στο δεύτερο επίπεδο εστιάζεται στον προσδιορισμό του σώματος των ανησυχιών και στην ομαδοποίηση αυτών που είναι παρόμοιες. Στο τρίτο επίπεδο, το φάσμα είναι πολύ στενό. Η εστίαση της συζήτησης περιορίζεται σε μία μοναδική εκκρεμή ανησυχία έως ότου αυτή επιλυθεί.

2. Η ροή της Επίσημης Συναινετικής Διαδικασίας

Σε μια ιδανική κατάσταση κάθε πρόταση, όταν πρωτοεμφανίζεται στην ημερήσια διάταξη, υποβάλλεται εγγράφως και συνοδεύεται από μια σύντομη εισήγηση. Στην επόμενη συνεδρίαση, αφού ο καθένας είχε αρκετό χρόνο να την διαβάσει και να επεξεργαστεί προσεκτικά οποιεσδήποτε ανησυχίες, η συζήτηση αρχίζει σε βάθος. Συχνά, μέχρι την τρίτη συνεδρίαση δεν λαμβάνεται απόφαση. Φυσικά, αυτό εξαρτάται από το πόσες προτάσεις είναι στην λίστα της ημερήσιας διάταξης και από το πόσο επείγον είναι το να ληφθεί μια απόφαση.

2.1 Διευκρίνιση της διαδικασίας.

Ο Βοηθός αναγγέλλει το πρόσωπο που παρουσιάζει την πρόταση και περιγράφει, εν συντομία, την πιθανή εξέλιξη της πρότασης σε τυχόν προηγούμενες συζητήσεις. Αν έχει συμβεί κάτι τέτοιο, είναι πολύ σημαντικό ο Βοηθός να εξηγήσει τη διαδικασία που ακολουθήθηκε στις προηγούμενες συνεδριάσεις. Έτσι και αλλιώς περιγράφει τη διαδικασία που θα ακολουθηθεί στην παρούσα συζήτηση για να κινηθεί η ομάδα από την αρχική πρόταση προς τη συναίνεση. Είναι δουλειά του Βοηθού να φροντίζει το ότι ο κάθε συμμετέχων καταλαβαίνει με σαφήνεια τη δομή και τις τεχνικές συζήτησης που χρησιμοποιούνται, ενώ η συνέλευση είναι υπό εξέλιξη.

2.2 Παρουσίαση της πρότασης ή του ζητήματος.

Όταν είναι δυνατό και οι συνθήκες είναι κατάλληλες, οι προτάσεις πρέπει να έχουν εκπονηθεί εγγράφως και να έχουν διανεμηθεί πολύ πριν τη συνεδρίαση, στην οποία απαιτείται να παρθεί μια απόφαση. Έτσι, ενθαρρύνονται κάποιες πρώτες συζητήσεις και εκτιμήσεις, βοηθιέται ο παρουσιαστής της πρότασης να προβλέψει ανησυχίες, ελαχιστοποιούνται οι εκπλήξεις και συμπεριλαμβάνονται οι απόψεις όλων στη δημιουργία της πρότασης. (Εάν η απαραίτητη προκαταρκτική εργασία δεν έχει γίνει, η σοφότερη επιλογή είναι να σταλεί η πρόταση στην Επιτροπή. Το γράψιμο προτάσεων είναι δύσκολο να ολοκληρωθεί σε μια μεγάλη ομάδα. Η επιτροπή θα αναπτύξει την προς εκτίμηση πρόταση σε ένα πιο σύντομο χρονικό διάστημα.) Ο παρουσιαστής διαβάζει τη καταγραμμένη πρόταση μεγαλόφωνα, δίνει τις βασικές πληροφορίες και δηλώνει με σαφήνεια τα οφέλη που θα προκύψουν και τους άλλους λόγους για τους οποίους επιθυμεί να εγκριθεί η πρότασή του, συμπεριλαμβάνοντας οποιεσδήποτε ανησυχίες έχουν ήδη προκύψει.

2.3 Ερωτήσεις που διευκρινίζουν την παρουσίαση.

Ο Βοηθός περιορίζει αυστηρά τις ερωτήσεις σε εκείνες με τις οποίες επιδιώκεται μια μεγαλύτερη κατανόηση της πρότασης, όπως αυτή παρουσιάζεται. Ο καθένας αξίζει την ευκαιρία να καταλάβει πλήρως τι ζητείται από την ομάδα προτού αρχίσει η συζήτηση. Δεν είναι ώρα για σχόλια ή ανησυχίες. Εάν υπάρχουν μόνο μερικές ερωτήσεις, μπορούν να απαντηθούν με τη σειρά από το πρόσωπο που υποβάλλει την πρόταση. Εάν υπάρχουν πολλές, μια χρήσιμη τεχνική είναι να ακουστούν πρώτα όλες τις ερωτήσεις και έπειτα να απαντηθούν όλες μαζί. Αφού απαντηθούν όλες οι διευκρινιστικές ερωτήσεις, η ομάδα αρχίζει τη συζήτηση.

I. Πρώτο Επίπεδο: Ευρεία ανοικτή συζήτηση

α) Γενική Συζήτηση

Σε αυτό το επίπεδο η συζήτηση πρέπει να έχει το ευρύτερο δυνατό φάσμα. Προσπαθήστε να ενθαρρύνετε σχόλια με τα οποία λαμβάνεται υπόψη ολόκληρη η πρόταση (π.χ. γιατί είναι μια καλή ιδέα) ή εξετάζονται γενικά προβλήματα. Η συζήτηση σε αυτό το επίπεδο συχνά έχει ένα φιλοσοφικό τόνο, εξετάζοντας με ποιον τρόπο κάθε πρόταση μπορεί να έχει επιπτώσεις στην ομάδα μακροπρόθεσμα ή ποιο είδος προηγουμένου μπορεί να δημιουργήσει, κτλ. Βοηθάει το να συζητιέται κάθε πρόταση κατ' αυτόν τον τρόπο, προτού προχωρήσει η ομάδα στην επίλυση των ιδιαίτερων ανησυχιών. Μην επιτρέψετε σε μία ανησυχία να γίνει το κέντρο της συζήτησης. Όταν υψώνονται συγκεκριμένες ανησυχίες σημειώστε τις, αλλά ενθαρρύνετε το να κινηθεί η συζήτηση γύρω από τη πρόταση ως σύνολο. Ενθαρρύνετε τη δημιουργική αλληλεπίδραση των σχολίων και των ιδεών. Επιτρέψτε την προσθήκη οποιωνδήποτε σχετικών πραγματικών πληροφοριών. Για όσους η πρώτη αίσθησή τους ήταν να αντιταχθούν στην πρόταση, με αυτή τη συζήτηση εκτιμάται το γιατί η πρόταση είναι καλή για την ομάδα υπό την ευρύτερη έννοια. Οι αρχικές ανησυχίες τους, στην πραγματικότητα, μπορεί να εκφράζουν μια γενική ανησυχία ολόκληρης της ομάδας. Και για όσους υποστήριζαν αρχικά την πρόταση, αυτή είναι μια περίοδος ευρύτερου συλλογισμού σχετικά με την πρόταση, και εξέτασης μερικών από των γενικών προβλημάτων της. Εάν φαίνεται να υπάρχει γενική έγκριση της πρότασης, ο Βοηθός ή αυτός που έχει το λόγο, μπορεί να ζητήσει Κάλεσμα για Συναίνεση.

β) Κάλεσμα για Συναίνεση

Ο Βοηθός ρωτάει : «Υπάρχουν οποιεσδήποτε εκκρεμείς ανησυχίες;» ή «Υπάρχουν ανησυχίες που παραμένουν;» Μετά από μια περίοδο σιωπής, εάν καμία πρόσθετη ανησυχία δεν υψωθεί, ο Βοηθός δηλώνει ότι η συναίνεση επιτυγχάνεται και η πρόταση διαβάζεται και καταγράφεται στο αρχείο. Το μήκος της σιωπής πρέπει να είναι ανάλογο με το βαθμό δυσκολίας επίτευξης της συναίνεσης. Μια εύκολη απόφαση απαιτεί σύντομη σιωπή, μια δύσκολη απόφαση απαιτεί μακρύτερη σιωπή. Κατά αυτόν τον τρόπο ενθαρρύνονται όλοι να είναι ήρεμοι στην αποδοχή μιας συναίνεσης πριν κινηθούν προς μια άλλη πρόταση. Τελικά ο Βοηθός προσδιορίζει τις ευθύνες που συνεπάγεται η απόφαση ή στέλνει την απόφαση σε μια επιτροπή για την εφαρμογή της. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η ερώτηση δεν είναι «Υπάρχει συναίνεση;» ή «Συμφωνούν όλοι;». Με αυτές τις ερωτήσεις δεν ενθαρρύνεται η έκφραση όλων των ανησυχιών . Εάν μερικοί άνθρωποι έχουν μια ανησυχία, αλλά είναι ντροπαλοί ή εκφοβισμένοι από την ισχυρή παρουσία των υποστηρικτών μιας πρότασης, η ερώτηση «Υπάρχουν ανησυχίες που παραμένουν;» μιλά άμεσα σε αυτούς και τους παρέχει την ευκαιρία να μιλήσουν. Οποιεσδήποτε ανησυχίες για τις οποίες κάποιος "Στέκεται Εκτός" παρατίθενται με την απόφαση και γίνονται μέρος της.

ΙΙ. Επίπεδο δύο: Προσδιορίστε τις ανησυχίες.

α) Απαριθμήστε όλες τις ανησυχίες.

Στην αρχή του δεύτερου επιπέδου χρησιμοποιείται μια τεχνική συζήτησης που ονομάζεται Καταιγισμός Ιδεών (βλ. σελίδα 52) έτσι ώστε οι ανησυχίες να μπορούν να προσδιοριστούν και να γραφτούν από το Δημόσιο Γραφέα και να καταγραφούν στο αρχείο από τον Πρακτικογράφο. Βεβαιωθείτε ότι ο Δημόσιος Γραφέας είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερος στην καταγραφή ρωτώντας το πρόσωπο που εξέφρασε την ανησυχία αν συμφωνεί με τη διατύπωσή της, πριν η συζήτηση προχωρήσει. Αυτή δεν είναι η περίοδος που θα προσπαθήσετε να επιλύσετε τις ανησυχίες ή να καθορίσετε την ισχύ τους. Κάτι τέτοιο θα έπνιγε την ελεύθερη έκφραση των ανησυχιών. Σε αυτό το επίπεδο, μονάχα ανησυχίες πρόκειται να εκφραστούν : λογικές ή αδικαιολόγητες, επεξεργασμένες σκέψεις ή ασαφή συναισθήματα. Ο Βοηθός οφείλει να διακόψει οποιαδήποτε σχόλια που προσπαθούν να υπερασπίσουν την πρόταση, να επιλύσουν τις ανησυχίες, να κρίνουν την αξία των ανησυχιών, ή με οποιοδήποτε τρόπο να αρνηθούν ή να απομακρύνουν τα συναισθήματα της αμφιβολίας ή της ανησυχίας κάποιου. Μερικές φορές το να επιτρέπεται μια ανησυχία να εκφραστεί και να καταγραφεί δημόσια, βοηθάει την επίλυσή της. Όταν απαριθμηθούν όλες οι ανησυχίες, επιτρέψτε στην ομάδα μια παύση για τον στοχασμό τους.

β) Ομαδοποίηση των Ανησυχιών

Σε αυτό το σημείο, η συζήτηση εστιάζεται στον προσδιορισμό των σχέσεων μεταξύ των ανησυχιών. Δεν πρέπει να επιτραπεί κατά τη διάρκεια αυτής της σύντομης πρακτικής, η στροφή της εστίασης προς μια συγκεκριμένη ανησυχία και σε οποιαδήποτε προσπάθεια επίλυσής της.

ΙΙΙ. Επίπεδο τρία: Επίλυση των ανησυχιών

α) Επίλυση ομάδων σχετικών ανησυχιών

Συχνά, σχετικές μεταξύ τους ανησυχίες μπορούν να επιλυθούν ως μία ομάδα.

β) Κάλεσμα για συναίνεση

Εάν φαίνεται ότι οι περισσότερες από τις ανησυχίες έχουν επιλυθεί, καλέστε για συναίνεση με τον τρόπο που περιγράφτηκε παραπάνω. Εάν μερικές ανησυχίες δεν έχουν επιλυθεί έως αυτή τη στιγμή, τότε απαιτείται μια πιο επικεντρωμένη συζήτηση.

γ) Επαναδιατυπώστε τις ανησυχίες που παραμένουν (Μία κάθε φορά)

Επιστρέψτε στη λίστα των ανησυχιών. Ο Βοηθός ελέγχει καθεμία μαζί με την ομάδα και αφαιρεί αυτές που έχουν επιλυθεί ή, για οποιοδήποτε λόγο, έχουν πάψει να υπάρχουν. Κάθε ανησυχία που παραμένει επαναδιατυπώνεται με σαφήνεια και εξετάζεται συνοπτικά μία κάθε φορά. Μερικές φορές νέες ανησυχίες προκύπτουν που πρέπει να προστεθούν στον κατάλογο. Κάθε άτομο οφείλει να εκφράσει ειλικρινά τις ανησυχίες του με τον τρόπο που τις σκέφτεται. Δεν είναι σωστό να συγκρατηθεί μια ανησυχία και να ξεφυτρώσει στην ομάδα αργότερα κατά τη διαδικασία της συζήτησης. Έτσι υπονομεύεται η εμπιστοσύνη μεταξύ των μελών της ομάδας και περιορίζεται η δυνατότητα της επαρκούς και ισότιμης αντιμετώπισης κάθε ανησυχίας.

δ) Ερωτήσεις που διευκρινίζουν την ανησυχία

Ο Βοηθός ζητά οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή σχόλια που θα διευκρινίσουν περαιτέρω την ανησυχία, έτσι ώστε ο καθένας να την έχει κατανοήσει ξεκάθαρα πριν ξεκινήσει η συζήτηση.

ε) Συζήτηση που περιορίζεται στην επίλυση καθεμίας ανησυχίας

Χρησιμοποιήστε τόσες δημιουργικές τεχνικές ομαδικής συζήτησης όσες απαιτούνται για να διευκολυνθεί η επίλυση κάθε ανησυχίας. Κρατήστε τη συζήτηση εστιασμένη στο συγκεκριμένο θέμα έως ότου προβληθεί κάθε πρόταση επίλυσης. Εάν δεν προκύπτει καμία νέα ιδέα και η ανησυχία δεν μπορεί να επιλυθεί, ή εάν ο χρόνος που είχε δοθεί για αυτό το θέμα έχει χρησιμοποιηθεί εξ ολοκλήρου, κινηθείτε προς μία από τις επιλογές κλεισίματος που περιγράφονται παρακάτω.

ζ) Κάλεσμα για συναίνεση

Επαναλάβετε την παραπάνω διαδικασία έως ότου επιλυθούν όλες οι ανησυχίες. Σε αυτό το σημείο η ομάδα θα είναι κοντά στη συναίνεση, αλλά θα ήταν σωστό να καλέσετε για συναίνεση έτσι και αλλιώς, ακριβώς για να είστε βέβαιοι ότι καμία ανησυχία δεν έχει αγνοηθεί.

IV. Επιλογές κλεισίματος

α) Αποστολή στην Επιτροπή

Εάν μπορείτε να καθυστερήσετε τη λήψη μιας απόφασης έως ότου συναντηθεί πάλι ολόκληρη η ομάδα, στείλτε την πρόταση σε μια επιτροπή ώστε να διευκρινίσει τις ανησυχίες και να φέρει προς εκτίμηση στην ομάδα νέες, δημιουργικές πιθανότητες επίλυσης. Είναι καλή ιδέα να συμπεριληφθούν στην επιτροπή εκπρόσωποι όλων των σημαντικών ανησυχιών, καθώς επίσης και υπέρμαχοι της πρότασης, έτσι ώστε να βρεθούν κατάλληλες λύσεις σε μια λιγότερο επίσημη ατμόσφαιρα. Μερικές φορές, εάν απαιτείται να έχει ληφθεί απόφαση πριν από την επόμενη συνεδρίαση, μια μικρότερη ομάδα μπορεί να εξουσιοδοτηθεί ώστε να λάβει την απόφαση για τη μεγαλύτερη ομάδα, αλλά και πάλι, αυτή η επιτροπή πρέπει να συμπεριλαμβάνει υπέρμαχους όλων των απόψεων. Προχωρήστε σε αυτήν την επιλογή μόνο εάν κρίνεται απολύτως απαραίτητο και υπάρχει συγκατάθεση όλης της ομάδας.

β) Στάση Εκτός (Υιοθέτηση απόφασης με καταγεγραμμένες τις εκκρεμείς ανησυχίες)

Όταν μια ανησυχία, αν και έχει συζητηθεί διεξοδικά, δεν έχει επιλυθεί, ο Βοηθός πρέπει να ρωτήσει τους εκφραστές της ανησυχίας, εάν είναι πρόθυμοι να Σταθούν Εκτός. Αυτό σημαίνει ότι αναγνωρίζεται πως η ανησυχία εκκρεμεί, αλλά η πρόταση εγκρίνεται. Είναι πολύ σημαντικό για ολόκληρη την ομάδα να καταλάβει ότι αυτή η εκκρεμής ανησυχία καταγράφεται μαζί με την πρόταση στο αρχείο και, στην ουσία, γίνεται μέρος της απόφασης. Αυτή η ανησυχία μπορεί να επανέλθει και πάλι στο προσκήνιο και τότε θα αξίζει περισσότερο χρόνο συζήτησης, δεδομένου ότι δεν είχε επιλυθεί. Αντίθετα, μία ανησυχία που είχε επιλυθεί σε προηγούμενη συζήτηση δεν αξίζει πρόσθετη συζήτηση, εκτός αν έχει προκύψει κάτι νέο. Η κωλυσιεργία δεν αρμόζει στην Επίσημη Συναίνεση.

γ) Δηλώστε Φραγμό (Μπλοκ)

Αν κάποιες ανησυχίες παραμένουν εκκρεμείς, παρόλο που έχει ξοδευτεί όλος ο προβλεπόμενος χρόνος της ημερησίας διάταξης και η ομάδα έχει κινηθεί μέσα από τα τρία επίπεδα συζήτησης που προσπαθούν να επιτύχουν τη συναίνεση, τότε ο Βοηθός υποχρεώνεται να δηλώσει ότι η συναίνεση δεν μπορεί να επιτευχθεί σε αυτή τη συνεδρίαση, ότι η πρόταση φράζεται, και η ομάδα κινείται ευθύς αμέσως προς το επόμενο θέμα της ημερησίας διάταξης.

3. Οι κανόνες της Επίσημης Συναίνεσης

Οι κανόνες της Επίσημης Συναίνεσης, οι οδηγίες και οι τεχνικές σε αυτό το βιβλίο, είναι εύκαμπτες και φτιάχτηκαν για να τροποποιηθούν. Μερικές από τις οδηγίες, εντούτοις, φαίνονται να είναι, σχεδόν πάντα, αληθινές. Αυτοί είναι οι κανόνες της επίσημης συναίνεσης :

1. Μόλις εκδοθεί μια απόφαση από συναίνεση, δεν μπορεί να αλλάξει χωρίς την επίτευξη μιας νέας συναίνεσης. Εάν μια νέα συναίνεση δεν μπορεί να επιτευχθεί, ισχύει η παλαιά απόφαση.

2. Γενικά, μονάχα ένα άτομο έχει την άδεια να μιλήσει κάθε στιγμή. Το πρόσωπο με την άδεια να μιλήσει καθορίζεται από την τεχνική συζήτησης της ομάδας ή/και το Βοηθό. (Ο ρόλος του Ειρηνοποιού δεν συμπεριλαμβάνεται σε αυτόν τον κανόνα.)

3. Όλες οι δομικές αποφάσεις (δηλ. ποιοι ρόλοι θα χρησιμοποιηθούν, ποια άτομα παίρνουν κάθε ρόλο, και ποια τεχνική διευκόλυνσης ή/και τεχνική συζήτησης χρησιμοποιεί η ομάδα) εκδίδονται με ομοφωνία (δηλ. συναίνεση χωρίς συζήτηση). Οποιαδήποτε αντίρρηση αναγκαστικά οδηγεί σε μια νέα επιλογή. Εάν δε βρεθεί ομόφωνα ένα πρόσωπο για ένα ρόλο, η ομάδα προχωρά χωρίς αυτό τον ρόλο. Εάν ξοδεύεται πολύς χρόνος στην προσπάθεια να καλυφθούν οι ρόλοι ή να βρεθούν οι αποδεκτές τεχνικές, η ομάδα έχει ανάγκη μιας συζήτησης σχετικά με το αν υπάρχει ενότητα για το σκοπό της και μιας κουβέντας σχετικά με την αιτία του προβλήματος. Αυτή η συζήτηση πρέπει να τεθεί στην ημερήσια διάταξη για την επόμενη συνεδρίαση, εάν δεν γίνει αμέσως.

4. Οι αποφάσεις που σχετίζονται με το περιεχόμενο της συζήτησης (δηλ. η ατζέντα ημερήσιας διάταξης, οι εκθέσεις επιτροπών, οι προτάσεις, κλπ.) υιοθετούνται με συναίνεση μετά από συζήτηση. Κάθε απόφαση περιεχομένου πρέπει να συζητηθεί ανοιχτά προτού δοκιμασθεί να ληφθεί με συναίνεση.

5. Μια ανησυχία πρέπει να βασίζεται στις αρχές της ομάδας για να δικαιολογηθεί ως φραγμός στη συναίνεση.

6.Σε κάθε συνεδρίαση που χρησιμοποιείται η Επίσημη Συναίνεση πρέπει να γίνεται Αξιολόγηση.

3. Σύγκρουση και Συναίνεση

Η σύγκρουση αντιμετωπίζεται συνήθως ως εμπόδιο στην επίτευξη συμφωνίας και ως παράγοντας διατάραξης των ειρηνικών σχέσεων. Εντούτοις, θεμελιακή θέση της Επίσημης Συναίνεσης είναι ότι η μη-βίαιη σύγκρουση είναι απαραίτητη και επιθυμητή. Παρέχει τα κίνητρα για βελτίωση. Όλοι όσοι συμμετέχουν καλούνται να κατανοήσουν ότι η σύγκρουση, ή οι διαφορετικές απόψεις για κάθε πρόταση, πρέπει να αναμένονται και να γίνονται αποδεκτές. Μην αποφεύγετε ή μην καταστέλλετε τη σύγκρουση. Δημιουργήστε ένα περιβάλλον στο οποίο η διαφωνία μπορεί να εκφραστεί χωρίς φόβο. Οι αντιρρήσεις και οι κριτικές μπορούν να ακουστούν όχι ως επιθέσεις, ούτε ως προσπάθειες να απορριφθεί μια συγκεκριμένη πρόταση, αλλά ως ανησυχίες που, όταν επιλυθούν, θα καταστήσουν την πρόταση ισχυρότερη.
Αυτός ο τρόπος κατανόησης της σύγκρουσης δεν μπορεί να γίνει εύκολα αποδεκτός από τα μέλη μιας ομάδας. Η κοινωνία μας έχει εκπαιδεύσει έτσι ώστε να μην μπορούμε να δεχτούμε αυτή την ιδέα. Επομένως, δεν θα είναι εύκολο να δημιουργηθεί το κατάλληλο περιβάλλον όπου οι διαφορές θα μπορούν να εκφραστούν χωρίς φόβο ή δυσαρέσκεια. Εντούτοις δεν είναι αδύνατο. Απαιτείται ανοχή και προθυμία για πειραματισμό. Επιπλέον οι αξίες και οι αρχές, που αποτελούν τη βάση της δέσμευσης για την κοινή εργασία που θα οδηγήσει στην επίλυση της σύγκρουσης, πρέπει να έχουν καθοριστεί με σαφήνεια και να έχουν γίνει αποδεκτές από όλους.
Εάν μια ομάδα επιθυμεί να υιοθετήσει την Επίσημη Συναίνεση ως διαδικασία λήψης αποφάσεων, το πρώτο βήμα είναι η δημιουργία μιας διακήρυξης του σκοπού της (ή αλλιώς του καταστατικού της χάρτη). Αυτό το κείμενο πρέπει να συμπεριλαμβάνει εκτός από την περιγραφή του κοινού σκοπού, τον καθορισμό των αρχών και των αξιών της ομάδας. Εάν η ομάδα συζητήσει και καταγράψει τις βασικές της αρχές στην αρχή της δημιουργίας της, θα είναι πολύ ευκολότερο αργότερα να διαπιστώνονται οι διαφορές μεταξύ ανησυχιών που αφορούν ολόκληρη την ομάδα και ανησυχιών που αφορούν προσωπικά ζητήματα.
Τα παρακάτω είναι αρχές που αποτελούν το θεμέλιο της Επίσημης Συναίνεσης. Η δέσμευση να ακολουθηθούν αυτές οι αρχές (ή μια προθυμία να αναπτυχθούν), είναι απαραίτητη. Φυσικά, εκτός από αυτές που απαριθμούνται σε αυτό το βιβλίο, η ομάδα μπορεί να προσθέσει αρχές και αξίες που συμβαδίζουν με το σκοπό της.

1. Τα θεμέλια επάνω στα οποία χτίζεται η συναίνεση

Για να δουλεύει καλά η συναίνεση, η διαδικασία πρέπει να διεξάγεται σε ένα περιβάλλον στο οποίο προωθούνται η εμπιστοσύνη, ο σεβασμός, και η διάθεση για μοίρασμα γνώσεων. Οι ακόλουθες είναι αρχές που, όταν εκτιμάται η αξία τους και γίνονται σεβαστές, ενθαρρύνουν και χτίζουν τη συναίνεση.

1.1 Εμπιστοσύνη

Πάνω από όλα βρίσκεται η ανάγκη για εμπιστοσύνη. Χωρίς κάποια εμπιστοσύνη, δεν μπορεί να υπάρξει συνεργασία ή μη-βίαιη επίλυση της σύγκρουσης. Για να καλλιεργηθεί η εμπιστοσύνη, καλό θα ήταν τα άτομα να προτίθενται να εξετάζουν τη συμπεριφορά τους και να είναι ανοικτά σε νέες ιδέες. Η αναγνώριση και η κατανόηση των προσωπικών και πολιτιστικών διαφορών προωθούν την εμπιστοσύνη. Ούτε η αποδοχή ούτε η φιλία είναι απαραίτητες για μια καλή και λειτουργική σχέση. Με την ανάπτυξη της εμπιστοσύνης, η διαδικασία της συναίνεσης ενθαρρύνει τη διανοητική και συναισθηματική ανάπτυξη των ατόμων μέσα σε μια ομάδα.

1.2 Σεβασμός

Είναι ευθύνη του καθένα να δείχνει σεβασμό στον άλλον. Οι άνθρωποι αισθάνονται σεβαστοί όταν όλοι τους ακούνε, όταν δεν διακόπτονται, όταν αντιμετωπίζονται σοβαρά οι ιδέες τους. Ο σεβασμός των συναισθηματικών καθώς επίσης και των λογικών ανησυχιών είναι απαραίτητο στοιχείο για την ανάπτυξη της συναίνεσης. Για να προωθήσετε το σεβασμό, είναι σημαντικό να κάνετε διάκριση μεταξύ της δράσης που προκαλεί πρόβλημα και του προσώπου που έκανε τη δράση, μεταξύ της πράξης και του πράττοντος. Πρέπει να επικρίνουμε την πράξη, όχι το πρόσωπο. Ακόμα κι αν σκέφτεστε ότι το πρόσωπο είναι το πρόβλημα, το να συμπεριφέρεστε με αυτό τον τρόπο δεν επιλύει ποτέ τίποτα.

1.3 Ενότητα Του Σκοπού

Η Ενότητα Του Σκοπού είναι η βασική κατανόηση για τους στόχους και το σκοπό της ομάδας. Φυσικά, θα υπάρχουν ποικίλες απόψεις σχετικά με τον καλύτερο τρόπο που μπορούν να επιτευχθούν αυτοί οι στόχοι. Εντούτοις, πρέπει να υπάρξει μια ενοποιημένη βάση, μια κοινή αφετηρία, η οποία αναγνωρίζεται και γίνεται αποδεκτή από όλους.

1.4 Πολιτική της μη-βίας

Αυτοί που λαμβάνουν αποφάσεις μη-βίαια, χρησιμοποιούν τη δύναμή τους για να επιτύχουν στόχους ενώ παράλληλα σέβονται τις διαφορές τους με τους άλλους και συνεργάζονται με αυτούς. Σε αυτό το περιβάλλον, θεωρείται βία η χρησιμοποίηση της δύναμής σας για να εξουσιάσετε ή να ελέγξετε τη διαδικασία μιας ομάδας. Γίνεται κατανοητό ότι η μέγιστη δύναμη που επιτρέπεται να χρησιμοποιηθεί για να πείσετε τον άλλον για την άποψή σας είναι η ισχύς της αλήθειάς σας κατά την επίδειξή της εκ μέρους σας.

1.5 Προσωπική ενδυνάμωση

Είναι εύκολο να στηρίζονται οι άνθρωποι, χωρίς να αντιδρούν, σε κάθε μορφή εξουσίας και σε κάθε εμπειρογνώμονα οι οποίοι σκέφτονται και λαμβάνουν τις αποφάσεις. Εάν κάποια μέλη μιας ομάδας χρησιμοποιούν εκπροσώπους, σκόπιμα ή όχι, αποτυγχάνουν στο να αναλαμβάνουν την ευθύνη για τις αποφάσεις της ομάδας. Η συναίνεση προάγει και εξαρτάται από την Προσωπική Ενδυνάμωση. Όλοι έχουν τη δυνατότητα να εκφράζουν ανησυχίες. Όλοι επιδιώκουν δημιουργικές λύσεις και έχουν ευθύνη για κάθε απόφαση. Όταν ενθαρρύνονται όλοι να συμμετέχουν, αυξάνεται η δημοκρατική φύση της διαδικασίας.

1.6 Συνεργασία

Δυστυχώς, η δυτική κοινωνία είναι διαποτισμένη από τον ανταγωνισμό. Όταν το να νικάς στους διαπληκτισμούς, γίνεται σημαντικότερο από την επίτευξη των στόχων της ομάδας, η συνεργασία είναι δύσκολη, έως και αδύνατη. Συμπεριφορές αντιπαλότητας προς τις προτάσεις ή τους ανθρώπους, στρέφουν την προσοχή της ομάδας στην αδυναμία της παρά στη δύναμή της. Η συνεργασία χτίζεται πάνω στην αλληλοβοήθεια και την υποστήριξη. Συνεργασία είναι μια κοινή δέσμευση για εύρεση λύσεων σε κάθε ανησυχία. Οι ιδέες που προσφέρονται με πνεύμα συνεργασίας βοηθούν στην επίλυση της σύγκρουσης. Οι καλύτερες αποφάσεις προκύπτουν από μια ανοικτή και δημιουργική αλληλεπίδραση των ιδεών.

1.7 Επίλυση συγκρούσεων

Η ελεύθερη ροή των ιδεών, ακόμη και μεταξύ φίλων, οδηγεί αναπόφευκτα στη σύγκρουση. Υπό αυτές τις συνθήκες, η σύγκρουση είναι απλά η έκφραση της διαφωνίας. Η ίδια η διαφωνία δεν είναι ούτε καλή ούτε κακή. Η σύγκρουση βοηθάει στην διερεύνηση των δυνατών και των αδύναμων σημείων των διαφορετικών νοοτροπιών, υποθέσεων και σχεδίων. Χωρίς σύγκρουση είναι λιγότερο πιθανό κάποιος να αντιληφθεί και να αξιολογήσει τις απόψεις και τις προκαταλήψεις κάποιου άλλου. Δεν υπάρχει σωστή απόφαση, μονάχα η καλύτερη για ολόκληρη την ομάδα. Ο στόχος είναι να εργαστείτε μαζί για να ανακαλύψετε την επιλογή που είναι περισσότερο αποδεκτή από όλα τα μέλη.
Αποφεύγετε να επιπλήττετε κάποιον για μια σύγκρουση. Η επίπληξη είναι εξ’ορισμού βίαιη. Επιτίθεται στην αξιοπρέπεια και στην προσωπική ενδυνάμωση. Κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται ένοχοι, αποξενωμένοι και να παίρνουν αμυντική στάση. Κατά αυτό τον τρόπο η ομάδα χάνει τη δυνατότητά της να επιλύει τις συγκρούσεις. Οι άνθρωποι κρύβουν τα αληθινά συναισθήματά τους για να αποφεύγουν την επίπληξη για τη σύγκρουση.
Με το να αποφεύγετε να ακούτε τις συγκρουόμενες απόψεις εμποδίζετε την επίλυσή τους. Έτσι αποτυγχάνουν η διερεύνηση και η ανάπτυξη των συναισθημάτων που προκάλεσαν τη σύγκρουση. Η σύγκρουση μπορεί να αποτελέσει αφορμή για ανάπτυξη. Μάθετε να την χρησιμοποιείτε ως καταλύτη στην ανακάλυψη δημιουργικών λύσεων και στην καλύτερη κατανόηση του διπλανού σας. Με υπομονή, όλοι μπορούν να μάθουν να επιλύουν τη σύγκρουση δημιουργικά, χωρίς να παίρνουν αμυντική στάση ή να νιώθουν ενοχή. Οι ομάδες μπορούν να μάθουν να υποστηρίζουν τα μέλη τους σε αυτήν την προσπάθεια με το να προωθούν τη δημιουργικότητα και τον πειραματισμό. Αυτή η διαδικασία απαιτεί από την ομάδα να αξιολογεί και να βελτιώνει συνεχώς αυτές τις δεξιότητες.

1.8 Δέσμευση για την ομάδα

Όταν προσχωρεί κάποιος σε μια ομάδα, αποδέχεται την προσωπική ευθύνη του να συμπεριφέρεται με σεβασμό, καλή θέληση και τιμιότητα. Κάθε μέλος οφείλει να αναγνωρίσει ότι οι ανάγκες της ομάδας έχουν μια ορισμένη προτεραιότητα έναντι των επιθυμιών του. Πολλοί άνθρωποι συμμετέχουν στις εργασίες μιας ομάδας με έναν πολύ εγωκεντρικό τρόπο. Οπότε, είναι σημαντικό να γίνει αποδεκτή από όλους η ευθύνη της προσπάθειας για την επίλυση των ανησυχιών του καθένα.

1.9 Ενεργή συμμετοχή

Όλοι έχουμε το αναφαίρετο δικαίωμα να εκφράζουμε τις καλύτερες σκέψεις μας. Αποφασίζουμε οι ίδιοι τι είναι λάθος και τι είναι σωστό για τον εαυτό μας. Δεδομένου ότι η συναίνεση είναι μια διαδικασία σύνθεσης, και όχι ανταγωνισμού, όλα τα ειλικρινή σχόλια είναι σημαντικά και πολύτιμα. Η συναίνεση θα είναι εξαιρετικά δύσκολη, αν κάθε ιδέα παρουσιάζεται ως ιδιοκτησία του ομιλητή και κάθε άτομο είναι έντονα συνδεδεμένο με τις απόψεις του. Πείσμα, στενομυαλιά και κτητικότητα οδηγούν σε αμυντική ή εριστική συμπεριφορά που αναστατώνει τη διαδικασία. Για να επιτευχθεί η Ενεργή Συμμετοχή, είναι απαραίτητο να προωθηθεί η εμπιστοσύνη με τη δημιουργία ενός κλίματος στο οποίο κάθε συμβολή θεωρείται πολύτιμη. Με την ανάλογη ενθάρρυνση, όλοι μπορούν να αναπτύξουν γνώση και εμπειρία, αίσθηση ευθύνης και αρμοδιότητας καθώς και ικανότητα για συμμετοχή.

1.10 Ισότιμη πρόσβαση στη δύναμη

Λόγω των προσωπικών διαφορών (εμπειρία, κοινωνική κατάσταση, πρόσβαση στις πληροφορίες, κτλ.) και των πολιτικών ανισοτήτων, κάποιοι άνθρωποι έχουν αναπόφευκτα αποτελεσματικότερη δύναμη από κάποιους άλλους. Για να εξισορροπήσετε αυτήν την αδικία, ο καθένας πρέπει να προσπαθεί συνειδητά να μοιραστεί δημιουργικά τη δύναμη, τις δεξιότητες, και τις πληροφορίες. Αποφύγετε τις ιεραρχικές δομές που επιτρέπουν σε μερικά άτομα να ασκούν μη-δημοκρατική δύναμη πάνω σε άλλα. Ισονομιακές και αντιεξουσιαστικές δομές προωθούν την ισότιμη πρόσβαση στη δύναμη.

1.11 Υπομονή

Δεν μπορείτε να πιέσετε χρονικά την επίτευξη μιας συναίνεσης. Συχνά η διαδικασία λειτουργεί ομαλά, παράγοντας σταθερά αποτελέσματα. Μερικές φορές, όταν προκύπτουν δύσκολες καταστάσεις, η διαδικασία της συναίνεσης χρειάζεται περισσότερο χρόνο ώστε να ολοκληρωθεί η δημιουργική αλληλεπίδραση των ιδεών. Κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού διαστήματος, η υπομονή είναι περισσότερο ωφέλιμη από την ανήσυχη, επείγουσα ή επιθετική συμπεριφορά. Η συναίνεση γίνεται εφικτή όταν κάθε άτομο ενεργεί με υπομονή και με σεβασμό.

1.12 Εμπόδια στην Συναίνεση εξαιτίας της έλλειψης κατάρτισης

Είναι απαραίτητο να εκπαιδεύονται οι άνθρωποι στη θεωρία και στην πρακτική της συναίνεσης. Έως ότου η συναίνεση γίνει μια κοινή μορφή λήψης αποφάσεων στην κοινωνία μας, τα νέα μέλη θα χρειάζονται κάποιο είδος εκπαίδευσης στη διαδικασία. Είναι σημαντικό να προσφέρονται συχνά ευκαιρίες για εκμάθηση της διαδικασίας. Εάν δεν γίνει ευπρόσιτη η εκμάθηση της Επίσημης Συναίνεσης, η πλήρης συμμετοχή θα περιοριστεί και θα δημιουργηθούν αδικίες που θα υπονομεύσουν την διαδικασία. Επίσης, με την εξάσκηση παρέχεται στους ανθρώπους η ευκαιρία να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους, ιδιαίτερα τις δεξιότητες διευκόλυνσης, σε ένα περιβάλλον που ενθαρρύνει τον πειραματισμό και τα παιχνίδια-ρόλων.

1.13 Εξωτερικές ιεραρχικές δομές

Είναι δύσκολο μια ομάδα να επιτύχει τη συναίνεση εσωτερικά όταν είναι μέρος μιας μεγαλύτερης ομάδας που δεν αναγνωρίζει ή δεν συμμετέχει στη διαδικασία συναίνεσης. Μπορεί να είναι εξαιρετικά απογοητευτικό εάν κάποιοι εκτός ομάδας μπορούν να αναστατώνουν τη λήψη αποφάσεων και να παρεμποδίζουν τη διαδικασία. Επομένως, κάλο θα ήταν τα άτομα και οι ομάδες να αναγνωρίσουν ότι μπορούν να είναι αυτόνομες, σε σχέση με την εξωτερική επιρροή, εάν είναι πρόθυμες να πάρουν την ευθύνη για τις ενέργειές τους.

1.14 Κοινωνική προκατάληψη

Ο καθένας έχει εκτεθεί σε προκαταλήψεις, εικασίες και μεροληψίες που παρεμποδίζουν το πνεύμα της συνεργασίας και της ίσης συμμετοχής. Όλοι επηρεάζονται από αυτές τις νοοτροπίες. Γενικά οι άνθρωποι δεν ενθαρρύνονται να αντιμετωπίζουν αυτές τις προκαταλήψεις είτε αυτές υπάρχουν στους ίδιους είτε σε άλλους. Τα μέλη μιας ομάδας αντανακλούν συχνά κοινωνικές προκαταλήψεις χωρίς ωστόσο να προσπαθούν να τις αντιμετωπίσουν και να τις αλλάξουν. Εάν η ομάδα αντιμετωπίσει μια προκατειλημμένη συμπεριφορά ως πρόβλημα μονάχα ενός ατόμου, δεν θα επιληφθεί των υποβοσκόντων κοινωνικών συμπεριφορών που δημιουργούν τέτοια προβλήματα. Καλό θα ήταν να εκτεθείτε, να έρθετε αντιμέτωποι, να αναγνωρίσετε και να προσπαθήσετε να επιλύσετε τις κοινωνικά επιβλαβείς συμπεριφορές, αλλά μονάχα με πνεύμα αμοιβαίου σεβασμού και εμπιστοσύνης. Κάθε μέλος είναι υπεύθυνο να αναγνωρίζει την επιρροή μιας αποδιοργανωτικής κοινωνικής εκπαίδευσης στην συμπεριφορά του και να την αλλάζει. Όταν υπάρχει το κατάλληλο κλίμα στο οποίο ενισχύεται και υποστηρίζεται η αναγνώριση και η αλλαγή των ανεπιθύμητων συμπεριφορών, ολόκληρη η ομάδα επωφελείται.

2. Οι βαθμοί της σύγκρουσης

Η Συναίνεση είναι μια διαδικασία μη-βίαιης επίλυσης της σύγκρουσης. Η έκφραση των ανησυχιών και των αντικρουόμενων ιδεών θεωρείται επιθυμητή και σημαντική. Όταν μια ομάδα δημιουργεί μια ατμόσφαιρα στην οποία υποστηρίζεται η διαφωνία χωρίς εχθρότητα και φόβο, θέτει μια βάση για ισχυρότερες, δημιουργικότερες αποφάσεις.
Κάθε άτομο είναι υπεύθυνο να εκφράζει τις ανησυχίες του. Είναι καλύτερα η κάθε ανησυχία να εκφράζεται σαν να πρόκειται να επιλυθεί. Σε αυτή την περίπτωση η ομάδα ανταποκρίνεται με προσπάθεια επίλυσης της ανησυχίας μέσω της συζήτησης. Εάν η ανησυχία παραμένει εκκρεμής, μετά από μια πλήρη και ανοικτή συζήτηση, ο Βοηθός ρωτά κατά πόσο η ανησυχία είναι βασισμένη στις θεμελιακές αρχές της ομάδας. Εάν είναι, η ομάδα δέχεται ότι η πρόταση φράζεται.
Από αυτήν την άποψη, το αν μια ιδιαίτερη ανησυχία φράζει τη συναίνεση δεν αποφασίζεται μονάχα από ένα άτομο αλλά καθορίζεται από ολόκληρη την ομάδα. Η ομάδα καθορίζει την ορθότητα μιας ανησυχίας. Μία ανησυχία είναι έγκυρη εάν είναι βασισμένη στις αρχές της ομάδας και επομένως σχετική με την ομάδα ως σύνολο. Εάν αποφασιστεί ότι η ανησυχία δεν βασίζεται στις θεμελιακές αρχές ή είναι ασυνεπής προς αυτές, η ομάδα μπορεί να αποφασίσει ότι η ανησυχία είναι άκυρη και να την απομακρύνει από τη συζήτηση. Εάν προσφερθεί μια λογική λύση και δεν γίνει αποδεκτή από το άτομο που θέτει το μπλοκ (φράγμα), η ομάδα μπορεί να αποφασίσει ότι η ανησυχία έχει επιλυθεί και ότι το άτομο δεν τηρεί τη συναινετική διαδικασία καθώς απέτυχε να αναγνωρίσει την λογική λύση που του προσφέρθηκε.
Εδώ, όμως, βρίσκεται μια μικρή παγίδα. Για να λειτουργήσει καλά η συναίνεση, είναι χρήσιμο τα άτομα να αναγνωρίσουν την ανάμειξη της ομάδας στον καθορισμό για το ποιες ανησυχίες είναι σε θέση να επιλυθούν, ποιες χρειάζονται περισσότερη προσοχή, και, τελικά, ποιες μπλοκάρουν τη συναίνεση. Η παγίδα είναι η αποτυχία αποδοχής του ορίου της δύναμης κάθε ατόμου της ομάδας να καθορίζει ποιες ανησυχίες βασίζονται στις θεμελιακές αξίες της ομάδας και ποιες επιλύονται. Μετά από τη συζήτηση, εάν η ανησυχία είναι έγκυρη και εκκρεμής, είναι πάλι ευθύνη του ατόμου, που εκφράζει την ανησυχία, να επιλέξει αν θα σταθεί εκτός ή αν θα μπλοκάρει τη συναίνεση.
(α) Κάθε άτομο είναι υπεύθυνο να εκφράζει τις ανησυχίες του - Η ομάδα είναι υπεύθυνη για την επίλυση τους.
(β) Η ομάδα αποφασίζει εάν μια ανησυχία είναι έγκυρη - Το άτομο αποφασίζει εάν θα μπλοκάρει ή θα σταθεί εκτός.
Όλες οι ανησυχίες είναι σημαντικές και πρέπει να επιλύονται. Δεν είναι σωστό ένα πρόσωπο να έρθει σε μια συνεδρίαση με σκοπό να μπλοκάρει μια πρόταση ή κατά τη διάρκεια της συζήτησης να εκφράσει τις ανησυχίες του ως σημαντικές αντιρρήσεις ή ανησυχίες μπλοκαρίσματος. Συχνά, κατά τη διάρκεια της συζήτησης, το πρόσωπο μαθαίνει τις πρόσθετες πληροφορίες που επιλύουν την ανησυχία του. Μερικές φορές κάποιος, έπειτα από την εκφώνηση της ανησυχίας του, είναι σε θέση να την επιλύσει δημιουργικά με το να σκεφτεί κάτι νέο. Συχνά συμβαίνει μια ανησυχία που φαίνεται να είναι εξαιρετικά προβληματική, να επιλύεται εύκολα όταν απλά θίγεται. ʼλλες φορές συμβαίνει το αντίστροφο και μια φαινομενικά δευτερεύουσα ανησυχία προκαλεί πολύ μεγαλύτερες ανησυχίες.
Παρακάτω είναι μια περιγραφή των διαφορετικών τύπων ανησυχιών και των επιπτώσεων που έχουν στα άτομα και στην ομάδα.
(α) Οι ανησυχίες που μπορούν να εξεταστούν και να επιλυθούν με μικρές αλλαγές στην αρχική πρόταση μπορούν να ονομαστούν δευτερεύουσες ανησυχίες. Ουσιαστικά, το πρόσωπο, που εκφράζει την ανησυχία, υποστηρίζει την πρόταση, αλλά έχει μια ιδέα για τη περαιτέρω βελτίωση της.
(β) Όταν ένα πρόσωπο διαφωνεί με την πρόταση εν μέρει, αλλά συγκατατίθεται με τη γενική ιδέα, το πρόσωπο έχει μια επιφύλαξη. Το άτομο αυτό δεν είναι εντελώς ικανοποιημένο με την πρόταση, αλλά γενικά την υποστηρίζει. Αυτό το είδος ανησυχίας μπορεί συνήθως να επιλυθεί μέσω της συζήτησης. Μερικές φορές, είναι αρκετό για κάποιον να εκφράσει την επιφύλαξη και να θεωρήσει ότι ακούστηκε, χωρίς να εμφανίσει κάποιο πραγματικό πρόβλημα στην τελική συναίνεση.
(γ) Όταν ένα πρόσωπο δεν συμφωνεί με μια πρόταση, η ομάδα επιτρέπει σε εκείνο το πρόσωπο να δοκιμάσει να την πείσει ώστε να δει τη σοφία της διαφωνίας. Εάν η ομάδα δεν πειστεί ή η διαφωνία δεν μπορεί να επιλυθεί, το πρόσωπο μπορεί να επιλέξει να σταθεί εκτός και να επιτρέψει στην ομάδα να προχωρήσει. Το πρόσωπο και η ομάδα συμφωνούν ότι διαφωνούν, δείχνοντας αμοιβαίο σεβασμό και στις δύο προτάσεις. Το πρόσωπο δεν αισθάνεται την ανάγκη να εμποδίσει την απόφαση, αλλά θέλει να εκφράσει την ανησυχία και την έλλειψη υποστήριξής του για την πρόταση.
(δ) Μια ανησυχία μπλοκαρίσματος πρέπει να βασίζεται σε κάποια γενικά αναγνωρισμένη αρχή, και όχι σε προσωπική προτίμηση, ή πρέπει να είναι ουσιαστικής σημασίας για την ευημερία ολόκληρης της ομάδας. Προτού μια ανησυχία θεωρηθεί μπλοκ, η ομάδα πρέπει να έχει δεχτεί την ισχύ της ανησυχίας και πρέπει να έχει γίνει μια λογική προσπάθεια για την επίλυσή της. Εάν οι έγκυρες ανησυχίες παραμένουν εκκρεμείς και το πρόσωπο δεν έχει συμφωνήσει να σταθεί εκτός, η συναίνεση μπλοκάρεται.
(Σ.τ.μ. Βάση αυτού του τελευταίου κεφαλαίου ο Butler έχει χαρακτηρισθεί ως υπέρμαχος της Σ-1 συναίνεσης. Δηλαδή της συναίνεσης που μπορεί να αγνοήσει ένα άτομο. Αυτό γιατί υπάρχει περίπτωση να μην μπορεί κανένας, από μια ολόκληρη ομάδα, να αντιληφθεί τα επιχειρήματα μιας «ανησυχίας φραγμού» (μπλοκ) που κάποιος θέτει, αλλά ούτε και την «ορθότητά» της ανησυχίας, σε σχέση με τις βασικές αρχές ή το κοινό συμφέρον, ώστε να χαρακτηρισθεί έγκυρη.
Πάντως όλο αυτό το μπέρδεμα υποκειμενικών απόψεων είναι και το μεγάλο στοίχημα της διαδικασίας.)
4. Η τέχνη της Αξιολόγησης

Συχνά στις συναντήσεις υπάρχουν στιγμές όπου αρκετοί άνθρωποι βιώνουν συναισθήματα απογοήτευσης ή και σύγχυσης. Υπάρχει πάντα περιθώριο για βελτίωση στη δομή της διαδικασίας ή/και στη δυναμική της ομάδας. Συχνά, δεν υπάρχει χρόνος κατά τη διάρκεια της συνάντησης, να μιλήσει κανείς για τον τρόπο αλληλεπίδρασης των μελών της ομάδας. Κρατήστε, λοιπόν, χρόνο στο τέλος της συνεδρίασης ώστε να επιτραπεί σε μερικά από αυτά τα ζητήματα και συναισθήματα να εκφραστούν.
Όταν χρησιμοποιείται η συναίνεση είναι πολύ χρήσιμη η Αξιολόγηση. Αξίζει το χρόνο σας. Οι αξιολογήσεις δεν χρειάζεται να κρατήσουν πολύ ώρα, πέντε έως δέκα λεπτά συχνά είναι αρκετά. Δεν είναι συζήτηση, ούτε είναι μια ευκαιρία να σχολιάσει ο ένας τις δηλώσεις του άλλου. Μη ξανανοίξετε συζήτηση σχετικά με κάποιο συγκεκριμένο θέμα της ημερήσιας διάταξης. Η αξιολόγηση είναι μια ειδική στιγμή για να ακούσουμε ο ένας τον άλλον και να μάθουμε ο ένας από τον άλλον. Σκεφτείτε όλοι μαζί το τρόπο με τον οποίο η ομάδα αλληλεπιδρά και τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να βελτιώσετε τη διαδικασία.
Να συμπεριλάβετε τα σχόλια, που γίνονται κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης, στις σημειώσεις της συνεδρίασης. Αυτό είναι πολύ σημαντικό για δύο λόγους. Πρώτον εάν τα ίδια σχόλια αξιολόγησης επαναλαμβάνονται στο πέρασμα του χρόνου, είναι μια ένδειξη ότι το ζήτημα αυτό πρέπει να αντιμετωπιστεί. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την τοποθέτηση του ζητήματος στην ημερήσια διάταξη της επόμενης συνεδρίασης. Δεύτερον, όταν εξετάζετε σημειώσεις από τις συνεδριάσεις που έγιναν πολύ καιρό πριν, τα σχόλια αξιολόγησης μπορούν συχνά να αποκαλύψουν πολλά για αυτό που πραγματικά συνέβη, πέρα από τις αποφάσεις που λήφθηκαν. Δίνουν μια αναλαμπή στη σύνθετη διαπροσωπική δυναμική.

1. Σκοπός της Αξιολόγησης

Η αξιολόγηση είναι ένα φόρουμ για την εξέταση των μειονεκτημάτων της διαδικασίας, της ακατάλληλης συμπεριφοράς, των προβλημάτων της διευκόλυνσης, των λογιστικών δυσκολιών, του γενικού τόνου συζήτησης, κτλ. Η αξιολόγηση δεν είναι μια ευκαιρία να ανοιχτεί πάλι συζήτηση, να ληφθούν αποφάσεις, ούτε μια προσπάθεια επίλυσης των προβλημάτων. Είναι ο κατάλληλος χρόνος να γίνουν δηλώσεις, να εκφραστούν συναισθήματα, να υπογραμμιστούν προβλήματα, και να προταθούν λύσεις με πνεύμα συνεργασίας και εμπιστοσύνης. Για να ενθαρρύνετε την επικοινωνία, είναι καλύτερα εάν κάθε κριτική συνοδεύεται από μια συγκεκριμένη πρόταση βελτίωσης. Επίσης, πάντα να μιλάει ο καθένας για λογαριασμό του. Ας μην προσπαθεί κανείς να αντιπροσωπεύσει κάποιον άλλον.
Ενθαρρύνετε όλους όσους συμμετείχαν στη συνεδρίαση να πάρουν μέρος στην αξιολόγηση. Κάντε σχόλια πάνω σε ό,τι λειτούργησε και σε ό,τι δεν λειτούργησε. Να αναμένετε τις διαφορετικές απόψεις. Δεν είναι γενικά χρήσιμο να επαναλαμβάνετε τα σχόλια κάποιου άλλου. Οι αξιολογήσεις προετοιμάζουν την ομάδα για καλύτερες μελλοντικές συναντήσεις. Όταν η διαδικασία λειτουργεί καλά, η ομάδα ανταποκρίνεται υπερνικώντας μια δύσκολη κατάσταση. Και να εκτιμάτε την καλή δουλειά. Όταν ο Βοηθός κάνει μια ιδιαίτερα καλή δουλειά, επιδοκιμάστε την εργασία του και τον τρόπο που χειρίστηκε τα θέματα.
Μην προσπαθείτε να εξαναγκάζετε την αξιολόγηση. Αυτό θα προκαλέσει επιφανειακά ή άσχετα σχόλια. Να είστε βέβαιοι ότι αντιμετωπίζετε κάθε σχόλιο σοβαρά και κάντε μια προσπάθεια, αργότερα, να το επιλύσετε ή να το εφαρμόσετε. Τα άτομα που αισθάνονται ότι οι προτάσεις τους αγνοούνται ή δεν γίνονται σεβαστές, θα χάσουν την εμπιστοσύνη και το ενδιαφέρον για την ομάδα.
Για συγκεντρώσεις, διασκέψεις, συνέδρια ή μεγάλες συναντήσεις, η ομάδα ίσως κρίνει σκόπιμο να γίνονται σύντομες αξιολογήσεις μετά από κάθε τμήμα της συζήτησης, ανεξάρτητα από αυτήν στο τέλος της ημέρας. Διάφορες πτυχές στις οποίες η ομάδα πρέπει να εστιάσει είναι: Η ίδια η διαδικασία, ένας συγκεκριμένος ρόλος, μια ιδιαίτερη τεχνική, φόβοι και συναισθήματα, δυναμική ομάδας, κτλ.
Σε μεγάλες συναντήσεις, οι γραπτές αξιολογήσεις αποτελούν την καλύτερη μέθοδο ώστε όλα τα μέλη να ανταποκρίνονται και να καταγράφουν σχόλια και προτάσεις που ειδάλλως θα χάνονταν. Μερικοί άνθρωποι αισθάνονται πιο άνετα γράφοντας τις αξιολογήσεις τους παρά εκφωνώντας τις. Προγραμματίστε καλά τις ερωτήσεις τονίζοντας: τι έμαθε η ομάδα, τι ήταν σημαντικό και τι θα μπορούσε να ήταν καλύτερο και πώς. Η πιθανή δημιουργία μιας επιτροπής αξιολόγησης θα έδινε την ευκαιρία στους παρουσιαστές, στους βοηθούς, ή/και στους συντονιστές της συνεδρίασης να βρεθούν μαζί, μετά από τη συζήτηση, και να διαβάσουν τα σχόλια αξιολόγησης, να εξετάσουν τις προτάσεις για βελτίωση και να προετοιμάσουν ενδεχομένως μια έκθεση αξιολόγησης.
Η ανασκόπηση και η αξιολόγηση δίνουν στην συνέλευση μια αίσθηση ολοκλήρωσης. Μια καλή αξιολόγηση θα ολοκληρώσει την ομαδική εμπειρία, θα υπενθυμίσει στον καθένα τον σκοπό της ενότητας της ομάδας και θα δώσει μια ευκαιρία για τελευταία σχόλια.

2. Χρήσεις της αξιολόγησης

Υπάρχουν τουλάχιστον δέκα τρόποι με τους οποίους η αξιολόγηση βοηθάει στη βελτίωση των συνεδριάσεων. Οι αξιολογήσεις :
• Βελτιώνουν τη διαδικασία αναλύοντας αυτό που συνέβη, το γιατί συνέβη, και το πώς θα μπορούσε να βελτιωθεί.
• Εξετάζουν το πώς συγκεκριμένες τοποθετήσεις και δηλώσεις μπορούν να έχουν προκαλέσει διάφορα προβλήματα έτσι ώστε να αποτραπεί η επανάληψή τους.
• Συντελούν στη βαθύτερη κατανόηση της δυναμικής της ομάδας και ενθαρρύνουν μια μέθοδο ομαδικής εκμάθησης ή εκμάθησης ο ένας από τον άλλον.
• Επιτρέπουν την ελεύθερη έκφραση των συναισθημάτων.
• Αποκαλύπτουν τις ασυναίσθητες συμπεριφορές ή τοποθετήσεις που παρεμποδίζουν τη διαδικασία.
• Ενθαρρύνουν τη συνεισφορά των παρατηρήσεων και αναγνωρίζουν σχέσεις με τα κοινωνικά δεδομένα.
• Ελέγχουν τη χρησιμότητα και την αποτελεσματικότητα των τεχνικών και των διαδικασιών.
• Αναγνωρίζουν την καλή εργασία και ευγνωμονούν τα μέλη για αυτήν.
• Βοηθούν στην ανασκόπηση των στόχων που τέθηκαν στη συνεδρίαση και στο στοχασμό του αν αυτοί επιτεύχθηκαν.
• Εξετάζουν τους διάφορους Ρόλους, προτείνουν τρόπους βελτίωσης αυτών και δημιουργούν νέους αν αυτό απαιτείται.
• Παρέχουν μια γενική αίσθηση ολοκλήρωσης και περάτωσης της συζήτησης.

3. Τύποι ερωτήσεων αξιολόγησης

Είναι απαραίτητο να γνωρίζετε τον τρόπο με τον οποίο υποβάλλονται οι ερωτήσεις κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης. Ο τρόπος διατύπωσης μιας ερώτησης μπορεί να μεταβάλλει το φάσμα και την εστίαση των απαντήσεων μιας αξιολόγησης και να έχει επιπτώσεις στο επίπεδο συμμετοχής. Μπορεί, για παράδειγμα, να προκαλέσει απαντήσεις που εστιάζουν σε αυτά που ήταν καλά και κακά ή σωστά και λανθασμένα, παρά σε αυτά που λειτούργησαν και σε αυτά που χρειάζονται βελτιώσεις. Εστιάστε στην εκμάθηση και στην ανάπτυξη. Αποφύγετε τις επιπλήξεις. Ενθαρρύνετε τις διαφορετικές απόψεις.

4. Δείγμα ερωτήσεων σε μια αξιολόγηση:

• Υπήρχαν μέλη αδιάφορα ή βαριεστημένα με την ημερήσια διάταξη, τις εκθέσεις ή τη συζήτηση;
• Υπήρχαν μέλη που αποσύρθηκαν ή αισθάνθηκαν απομονωμένα;
• Είναι χαμηλή η συμμετοχή; Και αν ναι, γιατί;
• Υπάρχουν άνθρωποι που φθάνουν αργά ή που φεύγουν πρώτοι; Αν ναι, γιατί;
• Πώς ήταν ο γενικός τόνος ή η ατμόσφαιρα της συζήτησης;
• Γίνεται κατάλληλη χρήση των πόρων;
• Ήταν οι γραμματειακές μέριμνες (ημερομηνία, ώρα έναρξης, χώρος της συνάντησης) αποδεκτές;
• Ποια ήταν η σημαντικότερη εμπειρία της συζήτησης;
• Ποια ήταν η λιγότερη σημαντική εμπειρία της συζήτησης;
• Ποιο ήταν το Ζενίθ; Ποιο ήταν το Ναδίρ;
• Τι μάθατε;
• Τι προσδοκίες είχατε στην αρχή και σε ποιο βαθμό εκπληρώθηκαν; Πώς άλλαξαν μέσα από τη διαδικασία;
• Ποιους στόχους είχατε και σε τι βαθμό εκπληρώθηκαν;
• Τι λειτούργησε καλά; Γιατί;
• Τι δεν λειτούργησε τόσο καλά; Πώς θα μπορούσε να βελτιωθεί;
• Τι άλλο προτείνει ο καθένας να αλλάξει ή να βελτιωθεί και πώς;
• Τι αγνοήθηκε ή τι αφέθηκε εκτός συζήτησης

5. Ρόλοι

Ένας ρόλος είναι λειτούργημα της συζήτησης, όχι περιεχόμενό της. Οι ρόλοι χρησιμοποιούνται κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης σύμφωνα με τις ανάγκες κάθε κατάστασης. Δεν είναι όλοι οι ρόλοι χρήσιμοι σε κάθε συνεδρίαση, ούτε κάθε ρόλος πρέπει να καταληφθεί απαραίτητα από διαφορετικό πρόσωπο. Η επίσημη συναίνεση λειτουργεί καλύτερα αν το πρόσωπο που καταλαμβάνει έναν ρόλο έχει κάποια εμπειρία, επομένως για να υπάρχει ισονομία στην ομάδα οι ρόλοι οφείλουν να εναλλάσσονται. Επιπλέον είναι πιθανό αυτός που έχει δοκιμάσει ένα συγκεκριμένο ρόλο να είναι περισσότερο ενθαρρυντικός (από κάποιον που δεν τον έχει δοκιμάσει) απέναντι σε κάποιον που κατέχει τώρα αυτόν το ρόλο. Η εμπιστοσύνη και η συμμετοχή ενισχύονται μέσα σε μια ομάδα όταν αυτή περιέχει άτομα με εμπειρία στην λειτουργία κάθε ρόλου. Είναι καλύτερο, επομένως, για την ομάδα να ενθαρρύνει όλους να δοκιμάζουν κάθε ρόλο.

1. Σχεδιαστές της Ημερήσιας Διάταξης (Ατζέντας)

Μια καλά προγραμματισμένη ημερήσια διάταξη είναι ένα σημαντικό εργαλείο, αλλά όχι και εγγύηση, για μια ομαλή συνάντηση. Η εμπειρία έχει δείξει ότι υπάρχει σαφής βελτίωση στη ροή και στο ρυθμό μιας συζήτησης εάν αρκετοί άνθρωποι συγκεντρώνονται πριν από την έναρξη της συνεδρίασης και προτείνουν μια ημερήσια διάταξη. Σε μικρότερες ομάδες, την πρόταση για την ημερήσια διάταξη μπορεί να την διατυπώνει ο Βοηθός. Η επιτροπή σχεδίασης της ημερήσιας διάταξης έχει έξι στόχους:

• Συγκέντρωση των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης.
• Ταξινόμησή τους.
• Προσδιορισμός των παρουσιαστών των θεμάτων.
• Ανεύρεση των τεχνικών συζήτησης έπειτα από Καταιγισμό Ιδεών.
• Καθορισμός χρονικών ορίων.
• Καταγραφή της προτεινόμενης Ατζέντας.

Υπάρχουν τουλάχιστον τέσσερις θεματικές πηγές της Ατζέντας:

• Προτάσεις από τα μέλη.
• Εκθέσεις ή προτάσεις των επιτροπών.
• Ημιτελείς εργασίες από την προηγούμενη συνάντηση.
• Πάγια θέματα όλων των ημερήσιων διατάξεων, που περιλαμβάνουν:
• Την εισαγωγή.
• Την ανάγνωση της ημερήσιας διάταξης (ατζέντας)
• Την ανάγνωση των σημειώσεων του πρακτικογράφου.
• Κάποια διαλείμματα
• Τις ανακοινώσεις.
• Την ανάγνωση των αποφάσεων
• Την Αξιολόγηση
.

Μόλις συγκεντρωθούν όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, παρατίθενται με μια σειρά που φαίνεται αποδοτική και κατάλληλη: Οι αρμόδιοι για το σχεδιασμό πρέπει να είναι προσεκτικοί και να περιμένουν ότι τα θέματα που βρίσκονται στην κορυφή της ημερήσιας διάταξης τείνουν να χρησιμοποιούν περισσότερο χρόνο από τον προβλεπόμενο, άρα περιορίζουν το διαθέσιμο χρόνο για τα υπόλοιπα. Κάθε ομάδα έχει διαφορετικές ανάγκες. Μερικές ομάδες δουλεύουν καλύτερα όταν πρώτα φροντίζουν τα εύκολα και έπειτα εξετάζουν τα δύσκολα θέματα. ʼλλες ομάδες θεωρούν πιο χρήσιμο το να ασχολούνται με τη δυσκολότερη εργασία πρώτα, και είτε να προκαθορίσουν αυστηρά τον χρόνο της είτε να την αφήσουν να πάρει όλο το χρόνο που χρειάζεται. Τα παρακάτω είναι συστάσεις για να παραμένει η εστίαση της κουβέντας στην ημερήσια διάταξη:

• Εναλλαγή θεμάτων που χρειάζονται πολύ χρόνο με αυτά που χρειάζονται λιγότερο, καθώς και εναλλαγή δύσκολων και εύκολων θεμάτων.
• Τοποθέτηση των αναφορών ακριβώς πριν από τις σχετικές προτάσεις.
• Τα παλιά θέματα, που δεν έχουν επιλυθεί ακόμα, να ολοκληρώνονται πριν την εισαγωγή νέων.
• Τοποθέτηση των θεμάτων που ίσως να μπορούν να παράγουν μια αίσθηση ολοκλήρωσης, στην αρχή της συζήτησης.
• Εναλλαγή παρουσιαστών.
• Να είστε ευπροσάρμοστοι.

Συνήθως, κάθε θέμα έχει ήδη έναν παρουσιαστή. Αν όχι, αναθέστε έναν. Γενικά, δεν είναι συνετό για τους Βοηθούς να παρουσιάζουν εκθέσεις ή προτάσεις. Εντούτοις, είναι κατάλληλο για τους Βοηθούς να παρουσιάζουν μερικά από τα πάγια θέματα των ημερήσιων διατάξεων.
Για τα σύνθετα ή τα ιδιαίτερα αμφισβητούμενα θέματα, οι αρμόδιοι για το σχεδιασμό ημερήσιων διατάξεων θα μπορούσαν να προτείνουν διάφορες επιλογές για τεχνικές συζήτησης. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο στο Βοηθό.
Έπειτα, ορίστε τα χρονικά όρια για κάθε θέμα. Είναι σημαντικό η επιλογή να είναι ρεαλιστική, δίνοντας προσεκτικά σε κάθε θέμα αρκετό χρόνο να αναπτυχθεί πλήρως χωρίς να αδικούνται τα άλλα θέματα. Γενικά, δεν είναι σωστό να προτείνεται μια ημερήσια διάταξη που υπερβαίνει το επιθυμητό συνολικό χρονικό όριο της συζήτησης.
Η τελευταία εργασία είναι το γράψιμο της προτεινόμενης ημερήσιας διάταξης έτσι ώστε όλοι να μπορούν να την δουν και να αναφερθούν σε αυτήν κατά τη διάρκεια της συζήτησης. Τα θέματα παρατίθενται στη σειρά, μαζί με τον παρουσιαστή τους και το χρονικό όριο.
Η παρακάτω ημερήσια διάταξη είναι ένα παράδειγμα για το πώς πρέπει να είναι δομημένη μια ημερήσια διάταξη και το ποιες πληροφορίες πρέπει να συμπεριλαμβάνει. Παρουσιάζει τα πάγια θέματα ημερήσιων διατάξεων, τους παρουσιαστές, τα χρονικά όρια και τη σειρά με την οποία θα εξεταστούν. Παρουσιάζει επίσης τον τρόπο με τον οποίο οι εκθέσεις και οι προτάσεις μπορούν να υποβληθούν, αλλά κάθε ομάδα μπορεί να δημιουργήσει αυτό το μέρος της συνεδρίασης κατά τρόπο που ανταποκρίνεται στις ανάγκες της. Αυτό το παράδειγμα δεν περιέχει τα είδη των τεχνικών συζήτησης, που οι αρμόδιοι για το σχεδιασμό ημερήσιων διατάξεων ίσως να έχουν εξετάσει.

1.1 Τυποποιημένη ημερήσια διάταξη

Θέμα ΑτζένταςΠαρουσιαστήςΧρόνος
ΕΙΣΑΓΩΓΗΒοηθός5 λεπτά
ΑΝΑΓΝΩΣΗ ΑΤΖΕΝΤΑΣΒοηθός5 λεπτά
ΑΝΑΓΝΩΣΗ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝΠρακτικογράφος5 λεπτά
ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ - ΑΝΑΦΟΡΕΣ
Για προηγούμενες δραστηριότητες
Από μόνιμες επιτροπές

10 λεπτά
10 λεπτά
ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ
Παλιά θέματα

15 λεπτά
ΔΙΑΛΕΙΜΜΑΒοηθός5 λεπτά
ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΕΙΣ
Ενημέρωση

10 λεπτά
ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ
Νέα εργασία

30 λεπτά
ΠΕΡΑΣΜΑ ΚΑΠΕΛΟΥ ΕΘΕΛΟΝΤΙΚΗΣ ΠΡΟΣΦΟΡΑΣ ΧΡΗΜΑΤΩΝ5 λεπτά
Επόμενη συνεδρίαση2 λεπτά
ΑΝΑΓΝΩΣΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝΠρακτικογράφος5 λεπτά
ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ10 λεπτά
ΚΛΕΙΣΙΜΟΒοηθός5 λεπτά
ΣΥΝΟΛΟ2 ώρες

2. Βοηθός

(σ.τ.μ. Το όνομα του τίτλου αυτού στα αγγλικά είναι facilitator, από το ρήμα facilitate που σημαίνει «να καθιστάς εύκολο», δηλαδή να διευκολύνεις. Στην μετάφρασή μας αποφασίσαμε να χρησιμοποιούμε την λέξη "Βοηθός" αντί του "Διευκολυντής".) Ο Βοηθός εργάζεται για την ομάδα και καθοδηγεί την διαδικασία της Επίσημης Συναίνεσης έτσι ώστε να ρέει ομαλά. Η εναλλαγή των προσώπων στο ρόλο του Βοηθού, από συνεδρίαση σε συνεδρίαση, οδηγεί στο να μοιράζονται όλα τα μέλη σημαντικές δεξιότητες. Το να έχουν όλοι δοκιμάσει το ρόλο του Βοηθού, βοηθάει τη ροή των συνεδριάσεων. Η συν-διευκόλυνση, ή το να έχετε δύο (ή περισσότερους) ανθρώπους να διευκολύνουν μια συνεδρίαση, συστήνεται. Έχοντας μια γυναίκα και έναν άνδρα να μοιράζονται τις ευθύνες ενθαρρύνετε μια ισορροπημένη συνεδρίαση. Επίσης, ένας άπειρος βοηθός μπορεί να τοποθετηθεί ως μαθητευόμενος με έναν πιο πεπειραμένο. Προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε διάφορες τεχνικές σε όλη τη συνεδρίαση. Και θυμηθείτε, λίγο χιούμορ μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά στη μείωση της έντασης κατά τη διάρκεια μιας μακράς, δύσκολης συνεδρίασης. Η καλή διευκόλυνση είναι βασισμένη στις ακόλουθες αρχές:

2.1 Έμεση Καθοδήγηση

Οι Βοηθοί δέχονται την ευθύνη να εξετάζουν τα θέματα της ημερήσιας διάταξης στο διανεμημένο χρόνο, να οδηγούν τη διαδικασία, και να προτείνουν εναλλακτικές ή πρόσθετες τεχνικές. Κατά αυτή την άποψη, οδηγούν την ομάδα. Εντούτοις, δεν εκφέρουν προσωπικές γνώμες ούτε προσπαθούν να κατευθύνουν το περιεχόμενο της συζήτησης. Εάν θέλουν να συμμετέχουν, πρέπει σαφώς να παραδώσουν το ρόλο σε κάποιον άλλο και να μιλήσουν ως άτομα. Ένα άτομο δεν μπορεί ταυτόχρονα να δίνει την προσοχή του στις ανάγκες της ομάδας και παράλληλα να σκέφτεται μια προσωπική απάντηση σε μια δεδομένη κατάσταση. Επίσης, δεν είναι σωστό ο Βοηθός να καταθέτει μια ιδιαίτερη άποψη ή να εξουσιάζει τη συζήτηση. Κατά αυτόν τον τρόπο δεν χτίζεται εμπιστοσύνη, ειδικά από εκείνους που δεν συμφωνούν με το Βοηθό.
Κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης, τα άτομα είναι αρμόδια για την έκφραση των ανησυχιών και των σκέψεών τους. Οι Βοηθοί, από την άλλη, είναι αρμόδιοι για την κάλυψη των αναγκών της ομάδας. Πρέπει να γνωρίζουν τη δυναμική της ομάδας και συνεχώς να αξιολογούν αν η συζήτηση ρέει ομαλά. Μπορεί να παρουσιαστεί ανάγκη για αλλαγή στην τεχνική συζήτησης. Πρέπει να είναι επιμελείς για τη δίκαιη διανομή της προσοχής, και πρέπει σίγουρα να περιορίσουν εκείνους που μιλούν συχνά και να προσφέρουν ευκαιρίες σε εκείνους που δεν μιλούν πολύ ή καθόλου.

2.2 Σαφήνεια της διαδικασίας

Ο Βοηθός είναι υποχρεωμένος να είναι ξεκάθαρος στις επιλογές του, να τις ανακοινώνει ανοιχτά και να ξεκαθαρίζει τον τύπο της συζήτησης ώστε όλοι οι παρόντες να γνωρίζουν τη διαδικασία και τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να συμμετέχουν. Αυτό σημαίνει ότι είναι σημαντικό ο Βοηθός να ανακοινώνει συνεχώς και με ακρίβεια τι συνέβη, τι πρόκειται να συμβεί και πώς θα συμβεί. Κάθε φορά που εισάγεται μια νέα τεχνική συζήτησης, εξηγήστε πώς θα λειτουργήσει και ποιο σκοπό εξυπηρετεί. Αυτό είναι και ένα είδος εκπαίδευσης προς τα νέα μέλη καθώς τα βοηθάει να συμμετέχουν πληρέστερα.

2.3 Σύμβαση Ατζέντας

Ο Βοηθός είναι αρμόδιος για την τήρηση της ατζέντας. Ο Βοηθός κρατάει τις ερωτήσεις και τη συζήτηση εστιασμένες στο θέμα της ημερήσιας διάταξης. Ο Βοηθός πρέπει να είναι ευγενής αλλά ακλόνητος, επειδή η δικαιοσύνη υπαγορεύει ότι κάθε θέμα ημερήσιας διάταξης καταλαμβάνει μονάχα τον προκαθορισμένο χρόνο του. Η σύμβαση ημερήσιας διάταξης γίνεται όταν ανακοινώνεται η ημερήσια διάταξη και γίνεται αποδεκτή. Αυτή η συμφωνία περιλαμβάνει τα θέματα της ατζέντας, τη σειρά με την οποία εξετάζονται και το χρόνο που έχει προκαθορισθεί για κάθε θέμα. Εκτός αν ολόκληρη η ομάδα συμφωνεί να αλλάξει την ημερήσια διάταξη, ο Βοηθός είναι υποχρεωμένος να κρατήσει τη σύμβαση. Η απόφαση να αλλαχτεί η ημερήσια διάταξη πρέπει να λαμβάνεται με συναίνεση, αλλά χωρίς καμία (ή ελάχιστη) συζήτηση (σ.τ.μ. δηλαδή με ομοφωνία).
Στην αρχή της συνεδρίασης, η ημερήσια διάταξη παρουσιάζεται σε ολόκληρη την ομάδα και ανακοινώνεται. Οποιοδήποτε μέλος μπορεί να προσθέσει ένα θέμα, εάν έχει παραλειφθεί. Ενώ κάθε πρόταση που κατατίθεται συμπεριλαμβάνεται αναγκαστικά στην ημερήσια διάταξη, ωστόσο δεν ανατίθεται σε αυτήν απαραίτητα ο χρόνος που επιθυμεί ο παρουσιαστής. Ο χρόνος οφείλει να διαιρείται δίκαια, με τα άτομα να αναγνωρίζουν ότι τα παλιά θέματα απαιτούν γενικά περισσότερο χρόνο από τα νέα θέματα καθώς και τα επείγοντα θέματα χρειάζονται περισσότερο χρόνο από τα θέματα που μπορούν να περιμένουν μέχρι την επόμενη συνεδρίαση, κοκ. Επιπρόσθετα, ο Βοηθός ανακοινώνει τους προτεινόμενους παρουσιαστές και τα χρονικά όρια. Εάν κάτι φαίνεται ακατάλληλο ή αδικαιολόγητο, μπορούν να γίνουν ρυθμίσεις. Μόλις ανακοινωθεί ολόκληρη η ημερήσια διάταξη και συγκατατεθούν όλοι, η ημερήσια διάταξη γίνεται μια σύμβαση, ένα συμβόλαιο. Ο Βοηθός υποχρεώνεται να ακολουθεί τη σειρά των θεμάτων και τα χρονικά όρια. Έτσι ενθαρρύνονται τα μέλη να είναι εγκαίρως στις συνεδριάσεις.

2.4 Καλή Θέληση

Ο Βοηθός πρέπει να προσπαθεί κάθε φορά να έχει καλή θέληση. Να θεωρεί πως κάθε δήλωση και κάθε δράση προορίζεται ειλικρινά για το όφελος της ομάδας. Επίσης να θεωρεί ότι κάθε μέλος καταλαβαίνει το σκοπό της ομάδας και δέχεται την ημερήσια διάταξη ως σύμβαση.
Συχνά, όταν προβάλλουμε τα συναισθήματα και τις προσδοκίες μας στους άλλους, επηρεάζουμε τις δράσεις τους. Εάν μεταχειριζόμαστε τους άλλους σαν να προσπαθούν να κεντρίσουν την προσοχή, να αναστατώσουν τις συζητήσεις ή να ξεκινήσουν καβγάδες, θα εκπληρώνουν συχνά αυτές τις προσδοκίες μας. Είναι πιθανότερο να επιλυθεί μια σύγκρουση όταν ενεργούμε σαν να πρόκειται να επιλυθεί. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν κάποιος προσπαθεί σκόπιμα να προκαλέσει προβλήματα ή εάν δεν είναι συναισθηματικά υγιής. Ο Βοηθός δεν πρέπει να επιτίθεται σε πρόσωπα αλλά, αντίθετα, να θεωρεί ότι έχουν καλή θέληση και να ζητάει να εξηγούν στην ομάδα πώς οι δηλώσεις ή οι ενέργειές τους είναι προς το συμφέρον της ομάδας.
Είναι επίσης χρήσιμο να θυμάται να διαχωρίζει το δράστη από τη δράση. Ενώ κάποιο είδος συμπεριφοράς μπορεί να είναι απαράδεκτο, το πρόσωπο δεν είναι κακό. Ο Βοηθός πρέπει να αποφεύγει να κατηγορεί το άτομο ότι είναι όπως συμπεριφέρεται. Θυμηθείτε, κανείς δεν κατέχει την αντικειμενική αλήθεια ή την μοναδική σωστή απάντηση. Δουλειά της ομάδας είναι η αναζήτηση της καλύτερης και δημιουργικότερης διαδικασίας, που προάγει μια κοινά αποδεκτή επίλυση σε οποιαδήποτε ανησυχία προκύψει.

3. Ειρηνοποιός

Ο ρόλος του Ειρηνοποιού είναι πιο χρήσιμος στις μεγάλες ομάδες ή όταν συζητούνται επίμαχα και αμφιλεγόμενα θέματα. Κάποιος που είναι πρόθυμος να παραμείνει σε απόσταση, και δεν επιθυμεί να ανακατευτεί προσωπικά στο περιεχόμενο της συζήτησης, είναι ένας καλός υποψήφιος για τον ρόλο του Ειρηνοποιού. Αυτό το πρόσωπο επιλέγεται χωρίς συζήτηση από όλη την ομάδα στην αρχή της συνεδρίασης. Εάν κανείς δεν θέλει αυτόν το ρόλο ή εάν κανείς δεν μπορεί να επιλεχτεί χωρίς αντίρρηση, προχωρήστε χωρίς αυτό το ρόλο, αναγνωρίζοντας ότι η δουλειά του Βοηθού θα είναι πιθανότατα δυσκολότερη.
Αυτός ο ρόλος συνεπάγεται το να δίνεις προσοχή στη γενική διάθεση ή στον τόνο της συνεδρίασης. Όταν η ένταση αυξηθεί υπερβολικά και ο θυμός είναι εκτός ελέγχου, ο Ειρηνοποιός διακόπτει για να υπενθυμίσει εν συντομία στην ομάδα τους κοινούς στόχους της και τη δέσμευση των μελών της για συνεργασία. Ο πιο συνηθισμένος τρόπος να συμβεί αυτό είναι με ένα κάλεσμα για μερικές στιγμές σιωπής.
Ο Ειρηνοποιός είναι το μόνο πρόσωπο που έχει την άδεια να διακόψει έναν ομιλητή ή να μιλήσει χωρίς να του έχει δοθεί ο λόγος από το Βοηθό. Επίσης, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα σχόλια του Ειρηνοποιού κατευθύνονται πάντα σε ολόκληρη την ομάδα, ποτέ σε μια μεμονωμένη ή μικρή ομάδα μέσα στη μεγαλύτερη ομάδα. Κρατήστε τα σχόλια σύντομα και εύστοχα.
Ο Ειρηνοποιός μπορεί, φυσικά, να επισημάνει και πότε η ομάδα έκανε κάτι καλά. Οι άνθρωποι επιθυμούν πάντα να αναγνωρίζεται η θετική τους συμπεριφορά.

4. Συνήγορος

Όπως ο Ειρηνοποιός, ο Συνήγορος επιλέγεται χωρίς συζήτηση, στην αρχή της συνεδρίασης. Εάν, λόγω έντονης συναισθηματικής φόρτισης, κάποιος είναι ανίκανος να γίνει κατανοητός, ο Συνήγορος καλείται να βοηθήσει. Ο Συνήγορος διακόπτει τη συνεδρίαση, και προσκαλεί το άτομο να έρθει κυριολεκτικά έξω από τη συνεδρίαση για να συζητήσει μόνος του μαζί του. Ένα ταραγμένο πρόσωπο μπορεί να μιλήσει σε κάποιον με τον οποίο αισθάνεται άνετα. Αυτό το βοηθά συχνά να αποσαφηνίσει την ανησυχία του και να εξηγήσει πώς αυτή αφορά το συμφέρον της ομάδας. Υποθέστε ότι το άτομο ενεργεί καλόπιστα. Υποθέστε ότι η ανησυχία είναι προς το συμφέρον της ομάδας.
Ενώ συμβαίνει αυτό, η υπόλοιπη ομάδα μπορεί να κάνει ένα σύντομο διάλειμμα, ή να συνεχίσει με ένα άλλο θέμα της ατζέντας. Όταν επιστρέψουν, η συνεδρίαση (αφού ολοκληρωθεί το τρέχον θέμα ημερήσιας διάταξης) ακούει το Συνήγορο. Ο σκοπός είναι η παρουσίαση της ανησυχίας από τον Συνήγορο, παρά από το ταραγμένο πρόσωπο, έτσι ώστε τα άλλα μέλη της ομάδας να την ακούσουν χωρίς τη συναισθηματική φόρτιση. Αυτή η διαδικασία προσφέρεται ως ύστατη λύση, που χρησιμοποιείται μονάχα όταν τα συναισθήματα είναι εκτός ελέγχου και το πρόσωπο αισθάνεται ανίκανο να εκφράσει επιτυχώς μια ιδέα.

5. Χρονομέτρης

Ο ρόλος του Χρονομέτρη είναι πολύ χρήσιμος σχεδόν σε όλες τις συνεδριάσεις. Κάποιος επιλέγεται στην αρχή της συνεδρίασης να βοηθάει το Βοηθό να συγκρατεί την συζήτηση μέσα στα χρονικά πλαίσια που ορίζονται από την σύμβαση της ατζέντας. Το ειδικό χαρακτηριστικό που πρέπει να έχει ο Χρονομέτρης είναι η ικανότητα πρόληψης της χρονικής πίεσης που μπορεί να παρεμποδίσει τη διαδικασία. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την συνεχή ενημέρωση κάθε ομιλητή για το χρόνο που υπολείπεται έως το τέλος της συζήτησης. Ο Χρονομέτρης πρέπει να κάνει αρκετές προειδοποιήσεις προς το τέλος του χρονικού ορίου έτσι ώστε η ομάδα να μπορεί να αρχίσει να φέρνει τη συζήτηση προς το τέλος ή να αποφασίσει να ρυθμίσει εκ νέου την ημερήσια διάταξη και να επιτρέψει περισσότερο χρόνο για το τρέχον θέμα. Δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα όταν ξεπερνάμε το προδιαγεγραμμένο χρόνο συζήτησης εφ' όσον, φυσικά, συγκατατίθενται όλοι.

6. Δημόσιος Γραφέας

Ο ρόλος του Δημόσιου Γραφέα είναι απλά το γράψιμο, σε χαρτί ή σε πίνακα, των πληροφοριών που ολόκληρη η ομάδα πρέπει να βλέπει κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίασης. Αυτό το πρόσωπο βοηθά πρώτιστα το Βοηθό με τη λήψη ενός ρόλου που ειδάλλως θα απασχολούσε το Βοηθό, θα τον αποσπούσε και άρα θα παρεμπόδιζε τη γενική ροή της συνεδρίασης. Αυτός ο ρόλος είναι ιδιαίτερα χρήσιμος κατά τη διάρκεια του Καταιγισμών Ιδεών, στις παρουσιάσεις μικρών ομάδων ή σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση θα βοηθούσε ολόκληρη την ομάδα το να βλέπει γραμμένες κάποιες πληροφορίες.

7. Πρακτικογράφος

Η σημασία των γραπτών πρακτικών των συζητήσεων είναι απερίγραπτα μεγάλη. Το γραπτό αρχείο, που μερικές φορές αποκαλείται σημειώσεις ή πρακτικά, μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση διαφωνιών που αφορούν προηγούμενες αποφάσεις ή να ελέγξει και να επαληθεύσει προηγούμενες αποφάσεις. Τα πρακτικά επιτρέπουν σε απόντα μέλη να συμμετέχουν σε τρέχουσες εργασίες. Χρήσιμα στοιχεία για να συμπεριλάβετε στις σημειώσεις είναι:

• ημερομηνία και παρευρισκόμενοι
• ημερήσια διάταξη
• συνοπτικές σημειώσεις (κυριότερα σημεία, στατιστικές...)
• αναφορές - παρουσιάσεις
• συζήτηση
• αυτολεξεί σημειώσεις
• προτάσεις (μαζί με τις αναθεωρήσεις τους)
• αποφάσεις (μαζί με τις απαριθμημένες ανησυχίες – Στάσεις Εκτός)
• ανακοινώσεις
• επόμενος χρόνος και τόπος συνεδρίασης
• σχόλια αξιολόγησης

Μετά τη λήψη μιας απόφασης, είναι χρήσιμο ο Πρακτικογράφος να διαβάζει μεγαλόφωνα τις σημειώσεις για να εξασφαλιστεί η ακρίβεια της καταγραφής. Στο τέλος της συνεδρίασης, είναι επίσης χρήσιμο ο Πρακτικογράφος να παρουσιάσει σε όλη την ομάδα (σε μορφή αναφοράς) όλες τις αποφάσεις. Στις μεγαλύτερες ομάδες, είναι συχνά χρήσιμη η ύπαρξη δύο Πρακτικογράφων ταυτόχρονα, επειδή ο καθένας, ανεξάρτητα από το πόσο καταρτισμένος είναι, ακούει τις πληροφορίες και τις εκφράζει διαφορετικά. Ο Πρακτικογράφος πρέπει να σιγουρεύεται ότι τα πρακτικά καταγράφονται με ακρίβεια καθώς και ότι αναπαράγονται και διανέμονται σύμφωνα με τις επιθυμίες της ομάδας (π.χ. ταχυδρομούνται σε όλους, διανέμονται στην επόμενη συνεδρίαση, αρχειοθετούνται, κτλ.).

8. Θυρωρός

Ο Θυρωρός επιλέγεται πριν από τη συνεδρίαση και πρέπει να φθάσει αρκετά νωρίς ώστε να εξοικειωθεί με το χώρο της συνάντησης και να λάβει οποιεσδήποτε τελευταίες μικρές οδηγίες από το Βοηθό. Πρέπει να είναι προετοιμασμένος να χάσει την πρώτη μισή ώρα της συνεδρίασης. Πριν από την έναρξη της συζήτησης, ο Θυρωρός καλωσορίζει τους ανθρώπους, διανέμει τυχόν έντυπο υλικό που συνδέεται με την συνεδρίαση και ενημερώνει για οποιεσδήποτε σχετικές πληροφορίες (π.χ. η συνεδρίαση θα αρχίσει δεκαπέντε λεπτά αργότερα, τα λουτρά δεν είναι κατάλληλα για αναπηρική καρέκλα, κτλ.).
Ο Θυρωρός είναι χρήσιμος ειδικά αν τα μέλη συνηθίζουν να καθυστερούν να έρθουν. Όταν η συνεδρίαση αρχίζει, συνεχίζει να είναι διαθέσιμος για τους αργοπορημένους. Εν συντομία τους εξηγεί τι έχει συμβεί, μέχρι εκείνη την στιγμή, και σε ποιο θέμα της ατζέντας βρίσκεται η συνεδρίαση. Ο Θυρωρός μπορεί να προτείνει στους αργοπορημένους να απέχουν από το τρέχον θέμα της ατζέντας και να περιμένουν μέχρι το επόμενο θέμα. Αυτό αποφεύγει το χάσιμο του χρόνου, την επανάληψη της συζήτησης ή την επαναδιατύπωση επιλυμένων ανησυχιών. Φυσικά, αυτό δεν είναι ένας άκαμπτος κανόνας. Ο Θυρωρός πρέπει να είναι διακριτικός, ως χαρακτήρας, και να σέβεται το χρόνο της ομάδας.
Η εμπειρία έχει δείξει ότι αυτός ο ρόλος είναι πολύ πιο χρήσιμος από όσο φαίνεται αρχικά. Πειραματιστείτε με αυτόν και ανακαλύψτε εάν οι συνεδριάσεις μπορούν να γίνουν πιο ευχάριστες και πιο παραγωγικές λόγω της φιλίας και της φροντίδας που εκφράζεται μέσω της απλής πράξης του καλωσορίσματος όσων φθάνουν στη συνεδρίαση.

6. Τεχνικές

1. Τεχνικές διευκόλυνσης

Υπάρχουν πάμπολλες τεχνικές για να διευκολυνθεί ο Βοηθός στη διαχείριση της ατζέντας και της δυναμικής της ομάδας. Οι ακόλουθες είναι μερικές από τις πιο κοινές τεχνικές στη διάθεση του Βοηθού. Να είστε δημιουργικοί και προσαρμοστικοί. Διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικές τεχνικές. Με την εμπειρία θα έρθει η κατανόηση του πώς επηρεάζουν αυτές τη δυναμική της ομάδας και του πότε είναι η κατάλληλη στιγμή να χρησιμοποιηθούν.

1.1 Εξισώνοντας τη συμμετοχή

Ο Βοηθός είναι υπεύθυνος για τη δίκαιη διανομή της προσοχής στον εκάστοτε ομιλητή κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων. Οι Βοηθοί στρέφουν την προσοχή της ομάδας σε έναν ομιλητή τη φορά. Η σχολική μέθοδος είναι η πιο κοινή τεχνική επιλογής του επόμενου ομιλητή. Ο Βοηθός καλεί κάθε πρόσωπο να μιλήσει κατά τη σειρά με την οποία σηκώθηκαν τα χέρια. Συχνά, εμφανίζονται αδικίες επειδή ένα άτομο, ή μια κατηγορία ατόμων, μονοπωλεί την προσοχή. Οι αδικίες αυτές μπορούν να εμφανιστούν λόγω κοινωνικών συμπεριφοριστικών προβλημάτων όπως ρατσισμός, σεξισμός, κτλ., ή λόγω εσωτερικής δυναμικής όπως εμπειρία, μεγαλύτερη ηλικία, φόβος, συστολή, ασέβεια, άγνοια της διαδικασίας, κτλ. Οι αδικίες μπορούν να αποφευχθούν με πολλούς δημιουργικούς τρόπους.
Παραδείγματος χάριν, εάν οι άνδρες μιλούν συχνότερα από τις γυναίκες, ο Βοηθός μπορεί να προτείνει μια μικρή παύση πριν από κάθε ομιλητή: Οι γυναίκες να μετρούν έως το πέντε πριν μιλήσουν, οι άνδρες να μετρούν ως το δέκα. Σε περίπτωση αντικρουόμενων προτάσεων, ο Βοηθός μπορεί να ζητήσει να μιλήσουν τρεις ομιλητές υπέρ της κάθε πρότασης και τρεις ενάντιά της. Εάν η ομάδα επιθυμεί να μην επιλέγει ο Βοηθός τον επόμενο ομιλητή μπορεί να επιλέξει τη μέθοδο όπου ο τελευταίος ομιλητής περνάει ένα αντικείμενο, ένα «ομιλών ξύλο», (σ.τ.μ. δες Γλωσσάριο) στον επόμενο. Και κάτι ακόμα πιο προκλητικό : Κάθε ομιλητής οφείλει να στέκεται όρθιος πριν μιλήσει, και αρχίζει να μιλάει μονάχα όταν είναι το μοναδικό πρόσωπο που στέκεται όρθιο. Αυτές είναι μονάχα μερικές από τις πολλές πιθανές λύσεις στα πολλά πιθανά προβλήματα που μπορούν να εμφανιστούν. Να είστε δημιουργικοί. Εφεύρετε τα δικά σας !

1.2 Λίστα

Για να εξομαλύνεται η ροή της συζήτησης, εκείνοι που επιθυμούν να μιλήσουν μπορούν σιωπηλά να κάνουν νόημα στο Βοηθό, ο οποίος προσθέτει το όνομά τους σε μια λίστα. Ο Βοηθός δίνει το λόγο στον επόμενο που είναι στη Λίστα.

1.3 Συσσώρευση

Σε περιπτώσεις όπου πολλοί άνθρωποι θέλουν να μιλήσουν ταυτόχρονα μπορείτε να προτείνετε, σε όλους όσους επιθυμούν να μιλήσουν, να σηκώσουν τα χέρια τους. Καταγράψτε τους και έπειτα αφήστε τους να μιλήσουν με τη σειρά. (σ.τ.μ. : Μέχρι να μιλήσουν όλοι, δεν προστίθενται νέα άτομα στο σωρό) Φτάνοντας στο τέλος της λίστας, ο Βοηθός μπορεί να προτείνει έναν άλλο Σωρό ή να δοκιμάσει μια άλλη τεχνική.

1.4 Ρυθμός

Ο Ρυθμός (ή ροή της συζήτησης) είναι ευθύνη του Βοηθού. Εάν η ατμόσφαιρα αρχίζει να γίνεται τεταμένη, επιλέξτε τεχνικές που ενισχύουν την ισορροπία και τη συνεργασία. Εάν η συζήτηση προχωράει αργά και οι άνθρωποι αρχίζουν να γίνονται νευρικοί, προτείνετε ένα τέντωμα για να ξεπιαστείτε ή ρυθμίστε εκ νέου την ημερήσια διάταξη.

1.5 Έλεγχος της διαδικασίας

Εάν η ροή της συζήτησης αρχίζει να καταρρέει ή εάν ένα άτομο, ή μια μικρή ομάδα, αρχίζει να κυριαρχεί, μπορεί ο καθένας να θέσει υπό αμφισβήτηση την τεχνική που χρησιμοποιείται και να προτείνει μια εναλλακτική λύση.

1.6 Σιωπή

Εάν ο ρυθμός της συζήτησης είναι πάρα πολύ γρήγορος, εάν δημιουργούνται εντάσεις, εάν οι άνθρωποι μιλούν εκτός της σειράς τους ή διακόπτουν ο ένας τον άλλον τότε είναι η κατάλληλη στιγμή να προτείνει κάποιος μια στιγμή σιωπής για να ηρεμήσετε και να συγκεντρώσετε εκ νέου ενέργεια.

1.7 Κάντε διάλειμμα

Συνήθως όταν ανάβει η συζήτηση, κανείς δεν επιθυμεί τη διακοπή της ροής της με το να γίνει ένα διάλειμμα. Ένας σοφός Βοηθός, όμως, ξέρει ότι ένα μικρό διάλειμμα πέντε λεπτών θα σώσει την ομάδα από μια μάταιη κυκλική συζήτηση, άκαρπων διαμαχών και επαναλήψεων, που μπορεί να κρατήσει μισή ώρα ή και παραπάνω.

1.8 Κάλεσμα για Συναίνεση

Ο Βοηθός, ή οποιοδήποτε μέλος που έχει το λόγο, μπορεί να προτείνει Κάλεσμα για Συναίνεση. Για να συμβεί αυτό, πρέπει να ρωτηθούν όλοι εάν υπάρχουν οποιεσδήποτε εκκρεμείς ανησυχίες (που παραμένουν χωρίς επίλυση). (Βλ. σελίδα 16.)

1.9 Συνόψιση

Ο Βοηθός μπορεί να επιλέξει να συνοψίσει ό,τι έχει ειπωθεί μέχρι εκείνη τη στιγμή. Η Συνόψιση μπορεί να γίνει από το Βοηθό, τον Πρακτικογράφο ή οποιονδήποτε κατάλληλο. Αυτό προλαμβάνει ένα κοινό και συνηθισμένο πρόβλημα, κατά το οποίο η συζήτηση γίνεται κυκλική και οι ομιλητές επαναλαμβάνουν τα ίδια που έχουν πει οι προηγούμενοι.

1.10 Επαναδιατύπωση της πρότασης

Μετά από μια μακρά συζήτηση, συμβαίνει συχνά να τροποποιείται η αρχική πρόταση χωρίς τη λήψη επίσημης απόφασης. Ο Βοηθός πρέπει να το διακρίνει και να επαναδιατυπώσει την πρόταση λαμβάνοντας υπόψη τις νέες πληροφορίες, τροποποιήσεις ή διαγραφές. Κατόπιν η νέα πρόταση υποβάλλεται στην ομάδα έτσι ώστε να είναι ξεκάθαρο σε όλους το θέμα που εξετάζεται. Όπως και προηγουμένως, αυτό μπορεί να γίνει από το Βοηθό, τον Πρακτικογράφο ή οποιονδήποτε άλλον.

1.11 Αφήνοντας το Ρόλο

Εάν ο Βοηθός θέλει να αναμιχθεί στη συζήτηση ή νιώθει ισχυρά συναισθήματα για κάποιο συγκεκριμένο θέμα της ατζέντας, μπορεί να αφήσει το ρόλο και να συμμετάσχει στη συζήτηση, επιτρέποντας σε ένα άλλο μέλος να γίνει αυτό ο Βοηθός κατά τη διάρκεια αυτού του θέματος.

1.12 Γυρνώντας το Σημειωματάριο

Μερικές φορές πρέπει να συλλεχθούν διάφορες πληροφορίες κατά τη διάρκεια της συνέλευσης. Για να κερδίσετε χρόνο, κυκλοφορήστε ένα σημειωματάριο στα μέλη για να συλλέξετε αυτές τις πληροφορίες. Μόλις συλλεχθούν, μπορούν να εισαχθούν στο γραπτό αρχείο (πρακτικά) ή/και να παρουσιαστούν στην ομάδα από το Βοηθό.

1.13 Σφυγμομέτρηση

Μια πρόχειρη δημοσκόπηση, μέσα στη διαδικασία της συναίνεσης, αποσκοπεί κυρίως στη διευκρίνιση της σπουδαιότητας των διαφόρων ζητημάτων. Η τεχνική αυτή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν ο Βοηθός είναι μπερδεμένος ή αβέβαιος για την εξέλιξη μιας πρότασης και επιζητεί σαφήνεια ώστε να είναι σε θέση να προτείνει ποια θα είναι η επόμενη τεχνική της διαδικασίας. Οι σφυγμομετρήσεις δεν είναι ψηφοφορία, είναι μη-δεσμευτικά δημοψηφίσματα. Δυστυχώς όμως, η σφυγμομέτρηση συχνά χρησιμοποιείται, σε προτάσεις που η κατάσταση είναι απολύτως σαφής, ως μέθοδος πειθαναγκασμού σε υποταγή της μειοψηφίας στην πλειοψηφία. Η τελευταία, αντί να συζητήσει τα ζητήματα και να επιλύσει τις ανησυχίες, χρησιμοποιεί τη σφυγμομέτρηση για να εκφράσει τη συντριπτική υποστήριξη σε μια πρόταση. Επιπρόσθετα οι σφυγμομετρήσεις που περιλαμβάνουν τρεις ή περισσότερες επιλογές μπορούν να είναι ιδιαίτερα χειραγωγούμενες. Για αυτό οι σαφείς και απλές ερωτήσεις είναι οι καλύτερες. Για όλους τους παραπάνω λόγους, να χρησιμοποιείτε τη Σφυγμομέτρηση με διακριτικότητα.

1.14 Λογοκρισία

(Αυτή και η επόμενη τεχνική είναι κάπως διαφορετικές από τις άλλες. Για αυτό μπορεί να μην είναι κατάλληλες για όλες τις ομάδες.) Εάν κάποιος μιλάει εκτός της σειράς του συνεχώς, ο Βοηθός τον προειδοποιεί τουλάχιστον δύο φορές ότι εάν δεν σταματήσει να διακόπτει, θα δηλώσει ότι το συγκεκριμένο πρόσωπο λογοκρίνεται. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα του επιτραπεί να ξαναμιλήσει μέχρι τη λήξη του τρέχοντος θέματος της ατζέντας. Εάν η ίδια συμπεριφορά, που εκφράζεται με συνεχείς διακοπές, εμφανίζεται σε πολλά από τα θέματα της ατζέντας, η λογοκρισία μπορεί να ισχύσει για μια μακρύτερη χρονική περίοδο. Αυτή η τεχνική προορίζεται να χρησιμοποιηθεί κατά την κρίση του Βοηθού. Εάν ο Βοηθός λογοκρίνει κάποιον και οι άλλοι στην συνέλευση αποδοκιμάσουν φωνάζοντας, είναι προτιμότερο να αφήσει ο Βοηθός το ρόλο και κάποιος άλλος να πάρει τη θέση του, παρά να μπει σε μια συζήτηση για την ικανότητα και την κρίση του ως Βοηθός. Η λογική πίσω από αυτό είναι ότι η αποδιοργανωτική συμπεριφορά καθιστά το έργο του Βοηθού πολύ δύσκολο, δείχνει ασέβεια και, εφόσον υποτίθεται ότι όλοι παρατήρησαν τη συμπεριφορά του ατόμου αυτού, η αποδοκιμασία προς τον Βοηθό για τη λογοκρισία εκφράζει περισσότερο έλλειψη εμπιστοσύνης στη Διευκόλυνση παρά υποστήριξη της αποδιοργανωτικής συμπεριφοράς.

1.15 Αποβολή

Εάν ένα άτομο συνεχίζει να ενεργεί αποδιοργανωτικά, παρά τις συνεχόμενες παρατηρήσεις, ο Βοηθός μπορεί να αντιμετωπίσει τη συμπεριφορά του. Μπορεί να ζητήσει από το πρόσωπο να εξηγήσει τους λόγους για αυτήν τη συμπεριφορά, πώς αυτή είναι προς το συμφέρον της ομάδας, πώς αφορά το σκοπό της ομάδας και πώς είναι σύμφωνη με τους στόχους και τις αρχές. Εάν το πρόσωπο είναι ανίκανο να απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις ή εάν οι απαντήσεις βρίσκονται σε διαφωνία με τον κοινό σκοπό, ο Βοηθός μπορεί να ζητήσει από το άτομο να αποσυρθεί από τη συνέλευση.

2. Τεχνικές ομαδικής συζήτησης

Συχνά θεωρείται ότι η καλύτερη μορφή συζήτησης για μια ομάδα είναι αυτή που επιτρέπει να μιλάει ένα άτομο κάθε φορά σε ολόκληρη την ομάδα. Αυτό όντως ισχύει για κάποια είδη συζήτησης. Μερικές φορές, όμως, άλλες τεχνικές ομαδικής συζήτησης μπορούν να είναι περισσότερο παραγωγικές και αποδοτικές από ότι η Συνολική Ομαδική Συζήτηση. Μερικές από τις πιο κοινές τεχνικές παρουσιάζονται παρακάτω. Αυτές μπορούν να προταθούν από οποιονδήποτε στη συνέλευση. Επομένως, είναι καλή ιδέα να εξοικειωθούν όλοι με αυτές τις τεχνικές. Να είστε δημιουργικοί και ευπροσάρμοστοι. Διαφορετικές καταστάσεις απαιτούν διαφορετικές τεχνικές. Μονάχα η εμπειρία θα δείξει πότε είναι η κατάλληλη χρονική στιγμή να χρησιμοποιηθεί κάθε τεχνική, καθώς και τις επιπτώσεις που μπορεί να έχει στη δυναμική της ομάδας.

2.1 Αναγνώριση

Είναι καλό να απευθύνεστε ο ένας στον άλλον με τα ονόματά σας. Ένας τρόπος να μαθευτούν τα ονόματα είναι να προσχεδιαστεί ένα πλάνο με τη διάταξη των θέσεων και καθώς οι άνθρωποι κάθονται και παρουσιάζουν τον εαυτό τους, να γράφετε τα ονόματά τους σε αυτό. Στις μεγάλες ομάδες, τα καρτελάκια με τα ονόματα μπορούν να φανούν περισσότερο χρήσιμα. Επίσης είναι χρήσιμο πριν μιλήσει κάποιος να λέει το όνομά του έτσι ώστε όλοι να μπορέσουν βαθμιαία να μάθουν τα ονόματα των συμμετεχόντων.

2.2 Συνολική Ομαδική Συζήτηση

Ο σκοπός της συνολικής ομαδικής συζήτησης είναι η εξέλιξη μιας ιδέας που αφορά ολόκληρη την ομάδα. Μια ομαδική ιδέα δεν είναι απλά το άθροισμα των μεμονωμένων ιδεών, αλλά το αποτέλεσμα της αλληλεπίδρασης των μεμονωμένων ιδεών κατά τη διάρκεια της συζήτησης. Η συνολική ομαδική συζήτηση μπορεί να μην έχει δομή αλλά να είναι παραγωγική. Μπορεί επίσης να είναι εξαιρετικά δομημένη, χρησιμοποιώντας διάφορες τεχνικές διευκόλυνσης ώστε να διατηρείται η εστίαση. Συχνά, η συνολική ομαδική συζήτηση δεν προάγει τη μέγιστη συμμετοχή ή τη μέγιστη ποικιλία ιδεών. Πολλές φορές κατά τη διάρκειά της, λίγοι άνθρωποι καταφέρνουν να μιλήσουν, και κατά περιόδους η διάθεση της ομάδας μπορεί να κυριαρχηθεί από μία ιδέα, μία διάθεση, ή μια χούφτα ανθρώπων.

2.3 Συζήτηση Μικρής Ομάδας

Το σπάσιμο της ομάδας σε μικρότερες ομάδες μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο. Αυτές οι μικρές ομάδες μπορούν να είναι δυάδες ή τριάδες ή ακόμα μεγαλύτερες. Μπορούν να συσταθούν με τυχαίο τρόπο ή εθελοντικά. Εάν χρησιμοποιηθούν σωστά τότε, σε ένα σχετικά σύντομο χρονικό διάστημα, όλοι οι συμμετέχοντες θα έχουν την ευκαιρία να υποστηρίξουν την άποψή τους. Σιγουρευτείτε ότι έχετε θέσει σαφή χρονικά όρια και έχετε επιλέξει ένα πρακτικογράφο για κάθε ομάδα. Όταν ξανασυγκεντρωθεί ολόκληρη η ομάδα, οι πρακτικογράφοι αφηγούνται τα σημαντικότερα σημεία και τις ανησυχίες της κάθε ομάδας. Μερικές φορές μπορεί να ζητηθεί από τους πρακτικογράφους να προσθέσουν μονάχα τις νέες ιδέες ή ανησυχίες και να μην επαναλάβουν κάτι που καλύφθηκε ήδη από την αναφορά μιας άλλης ομάδας. Θα ήταν χρήσιμο ο δημόσιος γραφέας να γράφει αυτές τις αναφορές έτσι ώστε όλοι να μπορούν να δουν το τελικό αποτέλεσμα και να βεβαιωθούν ότι κάθε ιδέα και ανησυχία μπήκε στην λίστα.

2.4 Καταιγισμός Ιδεών

Αυτή είναι μια πολύ χρήσιμη τεχνική όταν πρέπει να αναζητηθούν ιδέες από ολόκληρη την ομάδα. Ο συνηθισμένος κανόνας, όπου περιμένεις να μιλήσεις έως ότου σε αναγνωρίσει ο Βοηθός (ή έως ότου έρθει η σειρά σου), αναστέλλεται και ο καθένας ενθαρρύνεται να φωνάξει τις ιδέες του ώστε να καταγραφτούν από το δημόσιο γραφέα. Η τεχνική αυτή βοηθάει μια ομάδα με την προϋπόθεση ότι η ατμόσφαιρα που δημιουργείται είναι τέτοια ώστε όλες οι ιδέες, ανεξάρτητα από το πόσο ασυνήθιστες ή ελλιπείς είναι, θεωρούνται κατάλληλες και γίνονται αποδεκτές. Με αυτή την τεχνική οι προτάσεις όλων των μελών μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως καταλύτες, με τις ιδέες να χτίζονται η μία επάνω στην άλλη, παράγοντας πολύ δημιουργικές δυνατότητες. Αποφύγετε την αξιολόγηση των ιδεών κατά τη διάρκεια αυτής της τεχνικής.

2.5 Τριγύρισμα

Αυτή είναι μια απλή τεχνική με την οποία ενθαρρύνεται η συμμετοχή όλων. Ο Βοηθός θέτει μια ερώτηση και τριγυρίζει έπειτα στο δωμάτιο προσκαλώντας τον καθένα να απαντήσει εν συντομία. Δεν είναι μια ανοικτή συζήτηση. Είναι μια ευκαιρία να απαντήσει ο καθένας ξεχωριστά σε συγκεκριμένες ερωτήσεις, χωρίς να σχολιάζει τις απαντήσεις των άλλων. Επίσης έτσι αποφεύγονται οι άσχετες παρατηρήσεις.

2.6 Ενυδρείο

Το Ενυδρείο είναι μια ειδική μορφή συζήτησης στην οποία συμμετέχει μια μικρή ομάδα. Κάποια μέλη που αντιπροσωπεύουν διαφορετικές απόψεις συναντιούνται σε έναν εσωτερικό κύκλο για να συζητήσουν το ζήτημα, ενώ όλοι οι άλλοι διαμορφώνουν έναν εξωτερικό κύκλο και ακούνε. Στο τέλος ενός προκαθορισμένου χρονικού διαστήματος, ολόκληρη η ομάδα ανασυσταίνεται και αξιολογεί τη συζήτηση του Ενυδρείου. Μια ενδιαφέρουσα παραλλαγή: Για το ίδιο θέμα, βάλτε όλους τους άνδρες στο Ενυδρείο και κατόπιν όλες οι γυναίκες.

2.7 Ενεργό ʼκουσμα

Εάν η ομάδα δυσκολεύεται να καταλάβει μία άποψη, κάποιος μπορεί να βοηθήσει με το Ενεργό ʼκουσμα. Ακούστε τον ομιλητή, κατόπιν επαναλάβατε ό,τι ακούστηκε και ρωτήστε τον ομιλητή εάν αυτό που είπατε απεικονίζει ακριβώς αυτό που εννοούσε.

2.8 Εσωτερική Σύσκεψη

Μια εσωτερική σύσκεψη μπορεί να βοηθήσει και να αποσαφηνίσει μια πολύπλευρη σύγκρουση καθώς ενοποιεί τις παρόμοιες προοπτικές και καθορίζει συγκεκριμένα σημεία αφετηρίας, χωρίς να χρειάζεται η εστίαση ολόκληρης της ομάδας. Ανάλογα με την περίπτωση, σε μια Εσωτερική Σύσκεψη μπορεί να παρευρίσκονται όλα ή μερικά από τα μέλη της ομάδας. Η διαφορά μεταξύ Εσωτερικής Σύσκεψης και συζήτησης Μικρής Ομάδας είναι ότι η πρώτη αποτελείται από ανθρώπους με παρόμοιες απόψεις, ενώ η συζήτηση Μικρής Ομάδας αποτελείται είτε από ανθρώπους με διαφορετικές απόψεις είτε από άτομα που επιλέχθηκαν τυχαία.

Γλωσσάριο

Ανησυχία

Αποψη που βρίσκεται σε διαφωνία ή σε απόσταση από μία πρόταση.

Αξιολόγηση

Μια ανάλυση από την ομάδα, στο τέλος κάθε συνέλευσης, σχετικά με την διαπροσωπική δυναμική κατά τη διάρκεια της λήψης αποφάσεων. Είναι μια χρονική περίοδος που επιτρέπεται η έκφραση των συναισθημάτων, με στόχο την βελτίωση της λειτουργίας των μελλοντικών συνεδριάσεων. Δεν είναι ούτε συζήτηση ούτε διαμάχη, ούτε θα πρέπει κάποιος να σχολιάσει την αξιολόγηση κάποιου άλλου.

Απόφαση

Το τελικό προϊόν μιας ιδέας που ξεκίνησε ως πρόταση και εξελίχτηκε ώστε να γίνει σχέδιο δράσης αποδεκτό από όλη την ομάδα.

Ατζέντα

Δες Σύμβαση Ατζέντας.

Λήψη Αποφάσεων (μέθοδοι)

Μοναρχία

Ένα άτομο λαμβάνει τις αποφάσεις για όλους.

Ολιγαρχία

Μερικοί άνθρωποι λαμβάνουν τις αποφάσεις για όλους.

Αντιπροσωπευτική Δημοκρατία

Μερικοί άνθρωποι εκλέγονται για να λαμβάνουν τις αποφάσεις για όλους.

Πλειοψηφική Δημοκρατία

Ο πλειοψηφικός κανόνας ορίζει τις αποφάσεις για όλους.

Συναίνεση

Όλοι λαμβάνουν αποφάσεις για όλους.

Μπλοκ

Αν ο χρόνος, που έχει δοθεί σε ένα θέμα της ατζέντας, εξαντληθεί και παρόλο που έγιναν προσπάθειες εύρεσης συναίνεσης, κάποιες ανησυχίες παραμένουν, η πρόταση θεωρείται Μπλοκαρισμένη ή το θέμα μετατίθεται για την επόμενη φορά.

Ομοφωνία

Πλήρη συμφωνία απόψεων, χωρίς να έχει προηγηθεί συζήτηση. Κατάσταση εξαιρετικά σπάνια.

Πρόταση

Ένα γραπτό σχέδιο το οποίο παρουσιάζεται σε ολόκληρη την ομάδα, από κάποια μέλη της, με σκοπό τη συζήτηση και τη διαδικασία συναίνεσης.

Στάση Εκτός

Να συμφωνείς ότι διαφωνείς. Το να είσαι πρόθυμος να αφήσεις μια πρόταση να υιοθετηθεί από την ομάδα, παρά τις εκκρεμείς ανησυχίες σου.

Σύγκρουση

Η έκφραση της διαφωνίας, η οποία εστιάζει στην διαφορετικότητα των προοπτικών και παρέχει την ευκαιρία να εξερευνηθούν τα δυνατά και τα αδύναμα σημεία.

Συγκατάθεση

Αποδοχή μιας πρότασης, και όχι απαραίτητα συμφωνία. Κάθε άτομο έχει την ευθύνη της έκφρασης των ιδεών, των ανησυχιών και των αντιρρήσεών του. Η σιωπή, ως απάντηση σε ένα κάλεσμα για συναίνεση, δείχνει συγκατάθεση. Η σιωπή δεν εκφράζει πλήρη συμφωνία, αλλά αποδοχή της πρότασης.

Σύμβαση Ατζέντας

Η ατζέντα γίνεται συμβόλαιο όταν η ημερήσια διάταξη (=ατζέντα) διαβαστεί και γίνει αποδεκτή. Η συμφωνία αυτή περιλαμβάνει τα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης, με τη σειρά που τοποθετήθηκαν και με το χρόνο που τους ανατέθηκε. Εκτός αν όλη η ομάδα συμφωνήσει να αλλάξει την ημερήσια διάταξη, ο Βοηθός είναι υποχρεωμένος να ακολουθήσει τη σύμβαση. Η απόφαση να αλλαχτεί η ατζέντα πρέπει να συμβεί με ομοφωνία, δηλαδή συναίνεση με ελάχιστη ή καθόλου συζήτηση.

Συμφωνία

Πλήρη συμφωνία, χωρίς την παρουσία ανεπίλυτων ανησυχιών.

Συναίνεση

Μια διαδικασία λήψης αποφάσεων με την οποία οι αποφάσεις επιτυγχάνονται όταν όλα τα μέλη δώσουν τη συγκατάθεσή τους σε μια πρόταση. Αυτή η διαδικασία δεν προϋποθέτει ότι όλοι πρέπει να είναι σε πλήρη συμφωνία. Όταν παραμένουν κάποιες διαφορές μετά από τη συζήτηση, τα άτομα μπορούν να συμφωνήσουν ότι διαφωνούν, δηλαδή να δώσουν τη συγκατάθεσή τους με το να σταθούν εκτός και να επιτρέψουν έτσι στην πρόταση να γίνει αποδεκτή.

Συνεδρίαση

Η περίπτωση στην οποία οι άνθρωποι συνευρίσκονται και, με έναν τακτικό τρόπο τις περισσότερες φορές, λαμβάνουν αποφάσεις.

Φράγμα, Φραγμός

Δες Μπλοκ.

Πρόλογος της έκτης έκδοσης, από τους ίδιους τους συγγραφείς.

Ο C.T. έγραψε την πρώτη έκδοση αυτού του βιβλίου για την οργάνωση «Pledge of Resistance» στη Βοστόνη όταν αυτή περιλάμβανε πάνω από 3500 μέλη και 150 «ομάδες συνάφειας» (affinity groups). Όλες οι πολιτικές αποφάσεις για την οργάνωση λήφθηκαν στα μηνιαία συνέδρια, περιλαμβάνοντας τουλάχιστον έναν εκπρόσωπο από κάθε ομάδα συνάφειας. Τα μέλη από τη συντονιστική επιτροπή χρεώθηκαν τη διαχείριση των καθημερινών υποθέσεων. Συχνά πάνω από εκατό άνθρωποι ήταν παρόντες, συνήθως ήταν εβδομήντα μέλη.
Για σχεδόν δύο χρόνια η διαδικασία της συναίνεσης λειτούργησε καλά για την «PoR», ενδυναμώνοντας πολύ μεγάλους αριθμούς ανθρώπων να συμμετέχουν συνειδητά στη μη-βίαιη άμεση δράση. Ο πρόδρομος του προτύπου της συναίνεσης που περιγράφηκε σε αυτό το βιβλίο χρησιμοποιήθηκε καθ' όλη τη διάρκεια αυτής της περιόδου σε αυτά τα συνέδρια και, με ιδιαίτερη επιτυχία, στις εβδομαδιαίες συνεδριάσεις των συντονιστών. Εντούτοις, δεν ορίστηκε και δεν καταγράφτηκε ποτέ συστηματικά ούτε υιοθετήθηκε επίσημα από την οργάνωση.
Για πάνω από δύο χρόνια, ο C.T. παρακολούθησε μηνιαία συνέδρια, εβδομαδιαίες συντονιστικές συναντήσεις και αμέτρητες συναντήσεις και συνελεύσεις επιτροπών. Κατάλαβε την ανάγκη να αναπτυχθεί ένας συνεπής τρόπος για την εισαγωγή των νέων μελών στη συναίνεση. Στην αρχή, έψαξε στην υπάρχουσα λογοτεχνία για να βοηθηθεί στη διεύθυνση των εργαστηρίων, για τη διαδικασία συναίνεσης, που πραγματοποιούσε. Δεν κατάφερε να βρει κατάλληλο υλικό, έτσι ξεκίνησε να αναπτύσσει το δικό του.
Η πρώτη έκδοση αυτού του βιβλίου είναι το αποτέλεσμα ενός χρόνου έρευνας στη συναίνεση γενικά και στη διαδικασία που γινόταν στο "PoR" ειδικότερα. Διανεμήθηκε κυρίως σε άτομα που ήδη ανήκαν σε διάφορες ομάδες οι οποίες προσπαθούσαν να χρησιμοποιήσουν κάποια μορφή διαδικασίας συναίνεσης. Η τέταρτη εκτύπωση περιέλαβε μια εισαγωγή που πρόσθεσε την έννοια της "κοσμικής συναίνεσης". Η ετικέτα "κοσμική" διακρίνει αυτό το πρότυπο της συναίνεσης και από το παραδοσιακότερο πρότυπο που βρίσκεται στις βασισμένες-στη-πίστη κοινότητες και από αυτό της μάλλον άτυπης συναίνεσης που βρίσκεται συνήθως στις προοδευτικές ομάδες.
Δυστυχώς, η ετικέτα "κοσμική συναίνεση" έδωσε την εντύπωση ότι αρνούμαστε οποιαδήποτε σύνδεση με την πνευματικότητα. Θελήσαμε σαφώς να δείξουμε ότι το πρότυπο της συναίνεσης που προτείναμε ήταν ξεκάθαρο και σαφές, χωρίς να έχουμε πρόθεση να εξαιρέσουμε την πολύτιμη εργασία των βασισμένες-στη-πίστη κοινοτήτων.
Επομένως, από την έκτη εκτύπωση έχουμε χρησιμοποιήσει την ετικέτα "Επίσημη Συναίνεση" επειδή αυτός ο τίτλος ορίζει επαρκώς αυτή τη διάκριση. Ελπίζουμε ότι η "επίσημη συναίνεση" θα συνεχίσει να είναι μια σημαντική συμβολή στην αναζήτηση μιας αποτελεσματικής, περισσότερο ενοποιητικής, δημοκρατικής διαδικασίας λήψης αποφάσεων.
Η επίσημη συναίνεση είναι ένα συγκεκριμένο είδος λήψης αποφάσεων. Πρέπει να οριστεί από την ομάδα που το χρησιμοποιεί. Παρέχει μια βάση, μια δομή, και μια συλλογή τεχνικών για αποδοτικές και παραγωγικές ομαδικές συζητήσεις. Το θεμέλιο είναι οι κοινές αρχές και αποφάσεις που δημιούργησαν την ομάδα αρχικά. Η δομή προκαθορίζεται, αν και είναι ευέλικτη. Η ημερήσια διάταξη είναι επίσημη και εξαιρετικά σημαντική. Ρόλοι, τεχνικές και δεξιότητες πρέπει να είναι διαθέσιμες και να αναπτύσσονται σε όλα τα μέλη. Η αξιολόγηση της διαδικασίας πρέπει να συμβαίνει σε συχνή βάση, σαν ένα εργαλείο γνώσης και αυτοδιαχείρισης.
Πριν από όλα, η "επίσημη συναίνεση" πρέπει να διδάσκεται. Είναι αδικαιολόγητο να προθεωρούνται όλοι εξοικειωμένοι με αυτήν την διαδικασία. Γενικά μιλώντας, συμμετοχική και μη-βίαιη επίλυση σύγκρουσης δεν υπάρχει στη σύγχρονη βορειοαμερικανική κοινωνία. Και αυτές οι δεξιότητες καλούνται και πρέπει να αναπτυχθούν μέσα σε αυτή την κοινωνία, που είναι πρώτιστα μια ανταγωνιστική κοινωνία. Μόνο ο χρόνος θα δείξει εάν, στην πραγματικότητα, αυτό το πρότυπο ανθίσει και αποδειχθεί αποτελεσματικό και σημαντικό.
Είμαστε όμως πεπεισμένοι, περισσότερο από ποτέ, ότι το πρότυπο που παρουσιάζεται σε αυτό το βιβλίο είναι ιδιαίτερα σημαντικό για το μέλλον του είδους μας. Πρέπει να μάθουμε να ζούμε μαζί συνεργατικά, επιλύοντας τις συγκρούσεις μας με μη-βίαιο τρόπο και λαμβάνοντας τις αποφάσεις μας συναινετικά. Πρέπει να μάθουμε να εκτιμούμε την ποικιλομορφία και να σεβόμαστε όλη τη ζωή, όχι μόνο σε ένα φυσικό επίπεδο, αλλά συναισθηματικά, διανοητικά και πνευματικά. Σε αυτό το χορό, είμαστε όλοι μαζί.

Οπισθόφυλλο

" Οι υπερεπαναστάτες αυτοί κάνουν αστήρικτες γενικεύσεις του τύπου: 'οι εκλογές είναι εξουσιαστικός θεσμός, άρα δεν μπορούμε να τον χρησιμοποιήσουμε', βάζοντας στο ίδιο τσουβάλι τις βουλευτικές μαζί με τις δημοτικές εκλογές. Και αυτό, τη στιγμή που όχι μόνο σύγχρονοι αναρχικοί όπως ο Μπούκτσιν αλλά ούτε και οι κλασικοί αναρχικοί έκαναν κάτι τέτοιο! Ένας από τους μεγαλύτερους και συνεπέστερους αναρχικούς του 19ου αιώνα, ο Μπακούνιν, μολονότι, σωστά καταδίκαζε την αντιπροσωπευτική δημοκρατία τόνιζε ότι 'στα τοπικά θέματα ο λαϊκός έλεγχος είναι δυνατός...γι αυτό οι δημοτικές εκλογές είναι παντού και πάντα οι καλύτερες και πιο συμβατές με τα αισθήματα, τα συμφέροντα και τη βούληση του λαού' "
Τάκης Φωτόπουλος
Κριτική της Συνομοσπονδιακής Δημοκρατίας

" Στη λήψη αποφάσεων με πλειοψηφία, η νικημένη μειοψηφία μπορεί να αποφασίσει να ανατρέψει μια απόφαση στην οποία έχει νικηθεί - είναι ελεύθερη να αρθρώνει, ανοιχτά και διαρκώς, αιτιολογημένες και ενδεχομένως πειστικές διαφωνίες. Η συναίνεση, από τη μεριά της, δεν τιμά τη μειοψηφία αλλά τη φιμώνει, υπέρ του μεταφυσικού 'ένα' της ομάδας 'συναίνεσης'. Ο δημιουργικός ρόλος της διαφωνίας, πολύτιμο δημοκρατικό φαινόμενο, τείνει να εξασθενίσει μέσα στην γκρίζα ομοιομορφία που απαιτείται από τη συναίνεση....Αλλά το να μειώσουμε ένα ελευθεριακό ιδανικό στο απεριόριστο δικαίωμα μιας μειονότητας - πόσο μάλλον μιας 'μειονότητας του ενός' - να μπορεί να αποβάλει μια απόφαση από μια 'συλλογή ατόμων', θα έπνιγε τη διαλεκτική των ιδεών που αναπτύσσεται στην αντίθεση, την αντιμετώπιση και, ναι, στις αποφάσεις με τις οποίες ο καθένας δεν χρειάζεται να συμφωνήσει και δεν πρέπει να συμφωνήσει, για να μην γίνει η κοινωνία ένα ιδεολογικό νεκροταφείο "
Murray Bookchin
Τι είναι ο Κομουναλισμός; Η δημοκρατική διάσταση του Αναρχισμού

" Ένα από τα πιο ενοχλητικά παραδείγματα αηδιών στο αναρχικό κίνημα είναι η πρόσφατη προσπάθεια μερικών αναρχικών να δαιμονοποιήσουν τον συναινετικό τρόπο λήψης αποφάσεων, η οποία είναι μια εγγενής αναρχική διαδικασία και που χρησιμοποιείται από χιλιάδες και χιλιάδες ομάδες, σε όλο τον κόσμο...Οι αναρχικοί κριτικοί της συναίνεσης υποστηρίζουν μορφές τρόπου λήψης αποφάσεων που είναι βασικά αυταρχικές και αντιδημοκρατικές (όπως η ψηφοφορία πλειοψηφίας) και τριγυρίζουν από εδώ και από εκεί αποκαλώντας τη συναίνεση Μη-Δημοκρατική! Αυτοί οι κριτικοί επαναλαμβάνουν συχνά επί λέξει μια ρητορική αντι-συναίνεσης που χρησιμοποιείται συχνά από τους φιλελεύθερους και τους αριστερούς ώστε να κρατήσουν τις συνασπισμένες ομάδες μακριά από τη χρησιμοποίηση της συναίνεσης "
Ανώνυμος
Από το www.infoshop.org

Εκδοτική Ομάδα της "Κίνησης για δημιουργία Οικοκοινότητας" - Ιανουάριος 2006

Τελευταία Ανανέωση : 2017
Κίνηση για τη δημιουργία Οικοκοινότητας
Oikokoinotita - Οικοκοινότητα CMS 2006